Mooi werk
Als adjunct-secretaris zorg je voor de voorbereiding, ondersteuning en opvolging van vergaderingen van het College van Bestuur (CvB) en de Raad van Toezicht (RvT). Je stelt agenda’s, notulen en jaarplanningen op, stemt inhoudelijk af met stakeholders en bewaakt de opvolging van acties en besluiten. Daarnaast coördineer je en adviseer je over besluitvormingsprocedures en betrokkenheid van de Avans Medezeggenschapsraad (AMR).
Ook adviseer je het CvB over besturen, beleid en organisatie, met oog voor de bredere context en toekomstige ontwikkelingen. Tegelijkertijd bouw en onderhoud je een relevant netwerk om samenwerking te stimuleren, draagvlak te creëren en inzichten uit de organisatie en omgeving te benutten. Kortom, een veelzijdige functie. Samen met je collega adjunct-secretaris ben je verantwoordelijk voor:
- CvB-vergaderingen organiseren en notuleren.
Je bereidt wekelijkse CvB-vergaderingen voor, notuleert kernachtig en bewaakt de opvolging van acties. Je waarborgt de kwaliteit van stukken, vat complexe ideeën samen en houdt rekening met gevoeligheden en juridische kaders. Ook beoordeel je of op dossiers advies benodigd is van de strategische staf en/of de managementcontrollers voordat de onderwerpen in de CvB-vergadering besproken kunnen worden. Tot slot borg je de doorgaande lijn in het gehele besluitvormingsproces (medezeggenschap, RvT).
- Afstemming met de Avans Medezeggenschapsraad (AMR).
Je coördineert stukken voor de AMR in afstemming met de ambtelijk secretaris en/of voorzitter van AMR. Ook beoordeel je of er instemmings- of adviesplicht is op een dossier, eventueel met behulp van juridische expertise van een collega. Verder bereid je AMR-besprekingen voor en ondersteun je het CvB tijdens deze vergaderingen. Ook coördineer je de beantwoording van vragen. Alle communicatie van en naar de AMR verloopt via jou.
- RvT-vergaderingen organiseren en notuleren.
Je plant en organiseert RvT- en commissievergaderingen, notuleert helder, bewaakt de opvolging van afspraken en zorgt voor een doorgaande lijn in het gehele besluitvormingsproces. Je verwerkt complexe onderwerpen tot overzichtelijke notities en houdt rekening met gevoeligheden en juridische aspecten. Verder werk je volgens de RvT-reglementen en de branchecode ‘Goed bestuur en toezicht in het hbo’.
We zijn op zoek naar een collega die eerstverantwoordelijk is voor het proces van bestuurlijke besluitvorming met betrekking tot CvB en AMR. Je collega neemt de RvT voor haar rekening. Jullie zijn echter beiden breed inzetbaar en nemen elkaars werkzaamheden naadloos over indien nodig.
Jouw plek als adjunct-secretaris CvB binnen Avans
Je vindt je plek bij het CvB. Het CvB voert het dagelijks bestuur van Avans Hogeschool. De 3 leden van het CvB hebben elk hun eigen portefeuilles en vormen tegelijk een collegiaal bestuur. Je ondersteunt dit CvB samen met een collega adjunct-secretaris, de secretaris (en tevens je leidinggevende), 2 stafdiensten, het Centrum voor Medezeggenschap en het bestuurssecretariaat.
We bieden je
Een omgeving waar je de vrijheid krijgt om dingen te ontdekken en te verbeteren; zo halen we het beste uit je. We faciliteren je in jouw continue ontwikkeling, waarmee jij vervolgens bijdraagt aan onze verdere vakinhoudelijke en technische professionalisering. Verder bieden we je:
- Een maandsalaris van minimaal € 5.486 tot maximaal € 7.175 bruto, bij een fulltime aanstelling (schaal 12 cao hbo).
- Een eindejaarsuitkering, die ongeveer gelijk is aan een dertiende maand.
- Een vaste formatieplek. We starten met een aanstelling voor 1 jaar.
- Een goede werk-privébalans en fijne werkplekken.
- Ongeveer 50 vrije dagen per jaar bij een fulltime aanstelling en een 40-urige werkweek.
Jij past bij ons
In deze rol beweeg je soepel en snel tussen verschillende niveaus, rollen en onderwerpen, waarbij je een sterke gesprekspartner bent voor de secretaris van het CvB. Je krijgt energie van het op rolletjes laten lopen van het proces van bestuurlijke besluitvorming. Hierbij kun je goed omgaan met de wekelijks terugkerende verantwoordelijkheid voor een goed voorbereide CvB-vergadering en wekelijkse doorgeleiding van voorstellen naar de AMR.
Je benadert situaties met een open, vriendelijke houding en positieve blik, maar schroomt niet kritisch te zijn dankzij je uitgebreide dossierkennis. Integriteit, loyaliteit en discretie zijn voor jou vanzelfsprekend, net als het bewaren van rust en overzicht in een hectische omgeving. Je weet prioriteiten te stellen, schakelt flexibel bij nieuwe ontwikkelingen en bereidt vergaderingen zorgvuldig voor, met oog voor gevoeligheden en een goede sfeer.
Politieke en bestuurlijke sensitiviteit en gevoel voor de organisatiecultuur maken je effectief. Je dienstbare houding zorgt ervoor dat besluitvormingsprocessen soepel verlopen, vaak onzichtbaar voor de organisatie, maar van groot belang voor de interne governance. Verder neem je mee:
- Een diploma op wo-niveau.
- Minimaal 5 jaar ervaring als (adjunct-)bestuurssecretaris in een ‘klassieke rol’ binnen een complexe organisatie, bij voorkeur in het (hoger) onderwijs of de (semi)publieke sector.
- Inzicht in governanceprincipes, bestuurlijke besluitvorming en relevante wet- en regelgeving.
- Betrouwbaarheid en een sterke reputatie als iemand die afspraken nakomt: de adjunct-secretaris doet wat hij/zij belooft. De collegeleden rekenen hier ook op.
- Een uitstekende schrijfstijl. Je verwoordt zaken met precisie en gevoel, je weet exact wat een woord kan oproepen. Met jouw manier van notuleren weet je complexe ideeën kernachtig samen te vatten, rekening houdend met gevoeligheden en juridische kaders.
Vernieuwend Avans
Groot, maar kleinschalig. Betrokken. Persoonlijk. Dat is Avans. Hier kun je jezelf zijn. Je krijgt met jouw unieke ideeën en inzichten bij ons alle ruimte. Dat past bij ons lerende en ondernemende karakter. We bieden optimaal flexibel onderwijs en onderzoek in co-creatie met het werkveld. En we veranderen continu mee met de wereld om ons heen. We willen steeds meer maatwerk aanbieden, waarbij studenten gedeeltelijk zelf hun eigen leerroute bepalen. Dat is onze Ambitie voor 2025. Ontdek Avans als werkgever via deze verhalen.
Draag bij aan onze ambitie
Zie je een mooie rol voor jezelf in het vlekkeloos voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen van het CvB en de RvT? Solliciteer dan uiterlijk 3 september 2025 via de sollicitatiebutton. Vertel ons in je motivatie waarom jij zin hebt in deze uitdaging. Heb je inhoudelijke vragen? Neem dan contact op met Iris Wubben, secretaris CvB, via iic.wubben@avans.nl of op 06-13036598. Wij geven je binnen 2 weken na de sluiting van de vacature een update over jouw sollicitatie.
Wij vinden onze kandidaten zelf, dus met acquisitie doen we niets.