Als medewerker bestuurlijke processen speel jij een onmisbare rol in het bestuurlijk proces. Jij zorgt ervoor dat bestuurders en andere betrokkenen precies op het juiste moment beschikken over de juiste informatie. Met jouw inzet kan het bestuur goed geïnformeerde besluiten nemen en dat heeft direct impact op de stad. Houd jij je hoofd koel in een dynamische omgeving? Reageer dan nu!
Wat ga je doen?
Jij regelt, bewaakt en verbindt. Je zorgt dat vergaderstukken op tijd klaarstaan in de systemen en checkt of alles qua vorm klopt. Je stelt agenda’s op, zet acties uit en houdt in de gaten of iedereen zich aan de afgesproken deadlines houdt. Als er iets niet goed loopt, trek jij aan de bel. Zo blijft het proces op koers, ook als het hectisch wordt.
Dit doe je op een gemiddelde dag
- Je signaleert kansen en knelpunten en brengt deze kansen onder de aandacht van de adviseur van de gemeentesecretaris.
- Je zorgt dat alle bestuurlijke stukken op tijd in de systemen staan en houdt alles goed bij.
- Je stelt agenda’s op voor overleggen en maakt besluitenlijsten.
- Je beheert de centrale mailbox van Bestuursadvies en beantwoordt vragen over het bestuurlijk proces.
- Je zorgt dat informatie en besluitenlijsten makkelijk vindbaar zijn voor collega’s.
- Je controleert of stukken compleet zijn en voldoen aan de juiste vorm.
- Je bewaakt het overzicht in procedures, deadlines en acties.
- Je herinnert collega’s aan afspraken en houdt de voortgang in de gaten.
- Je zet raadsinstrumenten en vragen van de griffie uit bij de juiste collega’s.
- Je bent het aanspreekpunt voor collega’s over bestuurlijke processen.
Wat breng je mee?
Jij houdt overzicht, zelfs als de mailbox overloopt, collega’s last-minute vragen hebben en er ineens een spoedverzoek binnenkomt. Jij denkt vooruit, houdt anderen scherp en zorgt dat niemand iets mist. Je doet dit niet alleen vanuit proces, maar ook vanuit verbinding. Collega’s weten je te vinden met hun vragen. Jij helpt, legt uit, denkt mee. Je bent het geheugen van de afdeling en een vaste waarde in het team.
- Je hebt een afgeronde MBO- opleiding (niveau 4)
- Je hebt werkervaring met procedurele taken en de administratieve afhandeling binnen een overheidsorganisatie.
- Je hebt kennis van (gemeentelijke)besluitvormingsprocessen.
- Je bent bekend met digitale systemen (Notubiz, Corsa, MS Teams) of je kan nieuwe systemen snel eigen maken
Aan competenties breng je mee
Plannen: je werkt met duidelijke deadlines. Jij zorgt dat agenda’s op tijd klaar zijn, stukken compleet zijn en collega’s weten wat ze moeten doen. Zo loopt alles soepel en zonder stress.
Stressbestendig: als het druk is, blijf jij rustig. Komt er onverwacht iets tussendoor? Geen probleem. Jij schakelt snel en blijft het overzicht houden.
Klantgericht werken: je denkt mee met collega’s en bestuurders. Jij snapt wat ze nodig hebben en zorgt dat ze snel en duidelijk antwoord krijgen. Zo voelen mensen zich geholpen en gehoord.
Samenwerken: je werkt graag met anderen. Collega’s kunnen op je rekenen, en jij helpt waar nodig. Je denkt mee, deelt informatie en houdt contact.
Wat bieden wij jou?
Naast een brutosalaris tussen €3426,- en €4908,- (schaal 9) op basis van een 36-urige werkweek, bieden we aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden:
- Individueel Keuzebudget (IKB): 17,05% boven op je salaris.
- Reiskostenvergoeding: Per kilometer tot 30 km enkele reis of volledige vergoeding bij gebruik van openbaar vervoer.
- Thuiswerkvergoeding: Een tegemoetkoming voor thuiswerkkosten.
- Pensioenopbouw: Bij het ABP-pensioenfonds.
- Vakantiedagen en verlof: Regelingen passend bij diverse levensgebeurtenissen.
- Ontwikkelmogelijkheden: Toegang tot opleidingen en trainingen om jouw vaardigheden en passies verder te ontwikkelen, of je nu geïnteresseerd bent in duurzaamheid, stadsontwikkeling, technologie of sociale projecten.
Je start met een tijdelijk contract van 12 maanden. Bij een positieve evaluatie en wederzijdse tevredenheid is het voornemen om dit om te zetten naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
Over het team
Je komt te werken binnen het team Concern-en Bestuurszaken. Samen dragen we bij aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Het team bestaat uit ongeveer 20 personen die werkzaam zijn bij verschillende onderdelen: bestuurssecretariaat, directiesecretariaat, bestuursadvies, bestuurlijke processen, kabinetszaken en concernstrategie, onder leiding van een teammanager. Zij werken allemaal op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Binnen het team werk je nauw samen met de adviseur van de gemeentesecretaris.
Bij de gemeente Schiedam geloven we in diversiteit en inclusie. Een inclusieve stad verdient een inclusieve gemeente. Bij ons ben je onderdeel van een organisatie waar respect, samenwerking en open communicatie de norm zijn. We zetten ons in voor gelijke kansen voor iedereen, waarbij we barrières actief wegnemen om te zorgen dat alle medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijdragen, ongeacht hun achtergrond. We werken met elkaar aan een duurzame, diverse en inclusieve organisatie waar iedereen zich gewaardeerd, gehoord en gesteund voelt.
Bijzonderheden
- Voor deze functie is het belangrijk dat je op woensdag en vrijdag beschikbaar bent.
- We streven ernaar om de eerste gesprekken op dinsdag 26 augustus te voeren. Kun je deze datum niet? Geef dit aan in je sollicitatiebrief.
- Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen.
- Mogelijk vragen wij, uiteraard in overleg met jou, referenties op bij je huidige en/of vorige werkgever(s).
- De inschaling is afhankelijk van jouw kennis en relevante ervaring.
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met de adviseur bestuurlijke processen Sandie Haleplioğlu, telefoonnummer 06 11 11 18 55.