Ondersteunend medewerker recreatie, toerisme en sport

Dit ga je doen

In deze functie ben jij een onmisbare schakel voor het team recreatie, toerisme en sport. Je ondersteunt bij uiteenlopende (financieel) administratieve en organisatorische werkzaamheden, zodat processen soepel en efficiënt verlopen. Daarbij ben je een belangrijk aanspreekpunt voor collega’s en externen en draag je actief bij aan de verdere professionalisering van het team.

Concreet betekent dit dat je verantwoordelijk bent voor:

• Financiële Basishandelingen: Je kunt financiële administratieve taken verrichten, zoals het registreren en controleren van facturen en afhandelen van vorderingen. Je draait tevens mee bij de werkzaamheden voortkomend uit de P&C-cyclus en alles mbt de jaarsluiting (opschonen orders en facturen, zoveel mogelijk facturen betaalbaar stellen, afhandelen credit-nota’s, vastleggen balansverplichtingen enz.) waar een deadline aan verbonden is.
• Algemene teamondersteuning: Je draait volwaardig mee met het team en neemt diverse ondersteunende taken uit handen om je collega's te ontlasten.
• Administratieve organisatie: Je bent verantwoordelijk voor het maken en bijhouden van overzichten van contactpersonen, taken en deadlines. Daarnaast zorg je voor de digitale archivering en werkomgeving en houd je deze up-to-date, inclusief het correct opslaan en verzenden van documenten.
• Inkoopadministratie: Je voert inkoopopdrachten in het provinciale inkoopsysteem (PINK) in en beheert de bijbehorende administratie.
• Overleggen faciliteren: Je ondersteunt bij het organiseren van overleggen door afspraken in outlook te plannen, agenda's op te stellen, de voortgang van werkzaamheden te bewaken en verslaglegging te verzorgen.
• Evenementenondersteuning: Je assisteert bij de organisatie van evenementen, denkt mee over de opzet, helpt bij het uitwerken van presentaties en bent aanwezig voor ondersteuning tijdens het evenement.
• Eerste Aanspreekpunt: Je bent het visitekaartje van de provincie, zowel telefonisch als per mail en bij de ontvangst van bezoek. Je straalt een gastvrije en behulpzame houding uit.
• Inkoopproces ondersteuning: Je functioneert als contactpersoon voor het inkoopproces (met begeleiding vanuit inkoop). Hierbij hoort het aanmaken van dossiers, uitvragen van offertes, opstellen van contracten, beheren van workflows in Mercell, invullen van formats voor opdrachten onder €50.000 en het uitvoeren van administratie voor het besluitvormingsproces.

Kortom, je zorgt dankzij bovenstaande bijdragen ervoor dat het team zich volledig kan richten op de inhoudelijke taken.

Dit maakt de functie interessant

• In deze rol draag je zichtbaar bij aan het soepel laten verlopen van (financieel) administratieve processen binnen recreatie, toerisme en sport;
• Samenwerken met een betrokken en ervaren team zorgt voor een dynamische en leerzame werkomgeving;
• De functie biedt volop ruimte om administratieve en organisatorische vaardigheden verder te ontwikkelen.

Dit is jouw profiel

Je bent iemand die vooruitdenkt en graag initiatief neemt. Nog voordat een collega iets vraagt, heb jij vaak al in gang gezet wat nodig is. Het geeft je voldoening om werkzaamheden netjes en binnen de gestelde termijnen af te ronden. Met jouw oog voor detail en servicegerichte houding weet je prioriteiten goed te bewaken. Ook wanneer je snel moet schakelen of te maken krijgt met verschillende belangen, blijf je kalm en doelgericht. Jij brengt overzicht in administratieve processen en weet informatie helder over te brengen, zowel mondeling als schriftelijk.

Daarnaast breng je mee:
minimaal mbo-werk- en -denkniveau;
ervaring met complexe (financieel) administratieve processen, bij voorkeur binnen de overheid;
een zelfstandige, nauwkeurige en resultaatgerichte werkhouding;
sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen overzicht te bewaren;
een achtergrond in financiële administratie is een pré
bij voorkeur kennis van systemen zoals PINK, IDMS, Momice, Webpower, Topdesk, CRM, SmartDocuments, iBabs, Microsoft Office en Adobe.

Dit bieden we

• Salarisniveau: Salarisschaal 8
• Maandsalaris exclusief IKB: min. € 3.044 - max. € 4.274
• Jaarsalaris inclusief IKB: min. € 44.710 - max. € 62.771
• Een jaarlijkse salarisverhoging van 3% tot aan het einde van je schaal
• Dienstverband: Tijdelijke arbeidsovereenkomst
• Minimum aantal uur: 36
• Maximaal aantal uur:

Daarnaast krijg je:

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 22,37% bovenop jouw salaris. Dit kun je onder andere inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris;
• De mogelijkheid om thuis je werkplek goed in te richten. Denk aan een bureau, beeldscherm en andere voorzieningen;
• Een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van € 6.000,- per 5 jaar. Ook kun je gebruik maken van ons interne trainingsaanbod van de PZH Akademie;
• De ruimte om je werkweek flexibel in te delen. Samen met je collega’s bepaal je waar je werkt. Deels vanuit huis en deels op het provinciehuis. Dat geeft een goede werk- privébalans;
• Bij ons is een fulltime werkweek 36 uur. Wil je meer werken? Dat kan in overleg, met een maximum van 40 uur. Je bouwt dan wekelijks extra verlof op.

Er zijn nog veel meer interessante secundaire arbeidsvoorwaarden. Hier vertellen we je er graag meer over.

Hier ga je werken

Onze organisatie is volop in ontwikkeling. Zo werken we inmiddels opgavegericht. Dat houdt in dat we niet meer vanuit afdelingen werken, maar per maatschappelijke opgave de juiste mensen in onze organisatie inschakelen om de opgave te realiseren. Het doel hiervan is om zo effectief mogelijk onze ambities uit het Coalitieakkoord te realiseren. Op deze manier werken we samen aan een krachtig Zuid-Holland. In dit filmpje wordt uitgelegd hoe het opgavegericht werken in de praktijk eruitziet en wat dat vraagt van de inrichting van onze organisatie.

Je komt te werken in een betrokken en professioneel team van 14 medewerkers. Het team ondersteunt en ontwikkelt beleid en projecten op het gebied van recreatie, toerisme en sport. Je werkt samen aan diverse taken, zoals het stimuleren van sport en beweging, het beheer en de ontwikkeling van recreatiegebieden en het onderhoud van fiets- en wandelnetwerken. Je bent minimaal op maandag, dinsdag en donderdag op kantoor aanwezig, met ruimte voor hybride werken.

Enthousiast geworden, maar zit je nog met vragen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Voor informatie over deze vacature kan je contact opnemen met Jil de Jong, People manager, op 06-50064320

Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure dan kun je terecht bij Danielle Nuts, senior adviseur recruitment, op 06-50064141.

Als interne kandidaat behoud je je rechtspositie

Deze vacature staat zowel intern als extern uit. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Sollicitaties of cv’s die door (tussenkomst van) werving – en selectiebureaus worden ingediend, worden niet geaccepteerd. Acquisitie naar aanleiding van de vacature wordt niet op prijs gesteld.

Bij voldoende geschikte kandidaten kunnen wij de vacature eerder sluiten. Wacht daarom niet te lang en reageer!

Over de provincie

De provincie Zuid-Holland is niet alleen een mooi stukje Nederland, maar ook een interessante overheidsorganisatie. Als middenbestuur zitten we letterlijk tussen de Rijksoverheid en de gemeenten in. Praktischer dan het Rijk en een grotere scope dan een gemeente. Groot genoeg om echte impact in de regio te maken en klein genoeg voor korte lijnen, een platte organisatie en veel ruimte voor eigen inbreng van medewerkers. Samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke partners werken we aan oplossingen. Werken bij de provincie betekent dat jij hier een rol in speelt.

Als werkgever hebben wij vertrouwen in onze mensen en hun expertise. We zorgen goed voor je en je krijgt veel ruimte voor eigen inbreng en initiatief. Maar je moet het wel zelf willen regelen en zelf keuzes durven maken. De kaders zijn niet altijd duidelijk. Je moet bij ons een beetje van zwemmen en persoonlijke ontwikkeling houden. Ook hechten we veel waarde aan diversiteit en inclusie. We streven naar een organisatie waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of arbeidsvermogen. Om die reden moedigen we iedereen aan te solliciteren die zich kan identificeren met het vacatureprofiel hierboven.