Directiesecretaresse

Als directiesecretaresse ben jij de rechterhand van onze directie. Je zorgt ervoor dat de directieleden hun werk goed kunnen doen doordat jij de zaken strak organiseert, vooruit denkt en signalen oppikt. Je verzorgt het agendabeheer, regelt afspraken, organiseert overleggen en bent aanspreekpunt voor collega’s binnen en buiten de organisatie.

Je werkt nauw samen met drie andere directiesecretaresses. Jullie zijn goed op elkaar ingespeeld, stemmen onderling af en nemen werkzaamheden van elkaar over waar nodig. Zo zorgen jullie er samen voor dat de directie optimaal wordt ondersteund. Wat ga je doen?

• Agendabeheer en e-mailbeheer van de directieleden;
• Afspraken plannen en afstemmen met betrokkenen;
• Voorbespreken van de agenda met de directeur;
• Organiseren van bijeenkomsten van het managementteam;
• Voorbereiden van overleggen en verzorgen van notulen;
• Behandelen van inkomende telefoontjes en verzoeken;
• Uitvoeren van diverse administratieve taken, waaronder correspondentie en zaaksysteembeheer;
• Deelnemen aan het gemeentebrede secretaressenoverleg;
• Proactief signaleren en communiceren over relevante ontwikkelingen;
• Meedenken over het verbeteren van werkprocessen en bijhouden van vakontwikkelingen.

Je komt terecht in het team Bestuursondersteuning, een professioneel en hecht team dat werkt aan een stabiel, goed georganiseerd bestuur en een soepel draaiende directie. Het team bestaat uit verschillende onderdelen: directie- en bestuurssecretariaat, bestuursadvies, kabinetszaken, public affairs en bestuursondersteuning.

De directie van de gemeente Zoetermeer bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, drie directeuren en de concerncontroller. Samen met je collega’s werk je op het snijvlak van bestuurlijke en ambtelijke processen. Je komt te werken op een plek waar je impact kunt maken.

Jij bent een echte spin in het web. Iemand die houdt van regelen, vooruitdenken en samenwerken. Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en laat je niet snel gek maken, ook niet als de druk oploopt. Je bent benaderbaar en hebt een open houding, waardoor collega’s je makkelijk weten te vinden.

Je herkent jezelf in de volgende eigenschappen:

• Dienstverlenend en klantgericht;
• Collegiaal en samenwerkingsgericht;
• Nauwkeurig en zelfstandig;
• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk;
• Integer, professioneel en scherpzinnig;
• Digitaal vaardig met o.a. MS Teams, Word en Excel.

• Mbo werk- en denkniveau (aantoonbaar);
• Ruime werkervaring als secretaresse, bij voorkeur binnen de (semi-)overheid;
• Sterke communicatieve vaardigheden;
• Een goed gevoel voor bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen;
• Competenties als zorgvuldigheid, stressbestendigheid, initiatief en teamgericht.

Enthousiast geworden? Solliciteer dan uiterlijk 22 juni 2025 via de sollicitatieknop.

Interne kandidaten krijgen bij gelijke geschiktheid voorrang.

Let op: bij het vinden van een geschikte kandidaat, kunnen we de vacature eerder sluiten. Wacht dus niet te lang met solliciteren!

Generiek functiegebouw / CAO

Wij maken gebruik van een generiek functiegebouw. Deze functie is toebedeeld aan het generieke profiel: Secretaresse B (Schaal 7). Klik hier voor de CAO gemeenten.