Executive Assistant

Over Schuberg Philis

Schuberg Philis (SBP) is een Nederlands IT-bedrijf dat zich richt op 'mission critical' dienstverlening, in omgevingen die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering van onze klanten. Al meer dan 20 jaar is SBP een van de best bewaarde geheimen in de Nederlandse IT-industrie. Met meer dan 450 collega’s werken wij dagelijks in een unieke werkcultuur zonder traditionele hiërarchie. Wij werken in zelfsturende teams van experts dragen de verantwoordelijkheid voor kwaliteit, groei, en innovatie. Bij alles wat we doen, streven we naar ‘honderd procent denken’. Dit betekent dat we altijd streven naar perfectie, terwijl we onszelf continu blijven vernieuwen en verbeteren.

Onze klanten zitten in de vitale industrieën van Nederland, in de sectoren Financial Services, Manufacturing, Retail, Energy, Healthcare, Public & Government en Transport & Logistics. Wij hebben een kantoor in Schiphol-Rijk en Rotterdam, waar wij met meer dan 400 collega’s samenwerken in zelfsturende teams. Wij geloven namelijk dat je met de juiste combinatie van slimme mensen in de juiste setting en met de juiste intenties, alles kunt bereiken. We dragen daarbij als collega’s allemaal de verantwoordelijkheid om de continuïteit, groei en kwaliteit van Schuberg Philis te bewerkstelligen.

Over de vacature ‘Executive Assistant’

We zoeken per direct twee energieke en organisatorisch sterke Executive Assistants die het leven van drie Managing Directors, een CCO en hun Greater Customer Teams, PUR (Public, Utilities & Retail) & AM (Asset Management), stroomlijnt.

Als Executive Assistant ben je het eerste aanspreekpunt voor interne én externe contacten en zorgt voor professionele, organisatorische en secretariële ondersteuning. Je beheert complexe agenda’s, coördineert informatiestromen en zorgt voor opvolging van acties. Door je proactieve instelling, overzicht en discretie draag je bij aan een efficiënte werkomgeving. Je neemt initiatief, anticipeert op acties en bent een betrouwbare schakel binnen het team.

Actie, teamwerk en vooruitdenken passen bij je karakter. Je houdt van overzicht, cijfers en het bijhouden van rapportages. Je wilt weten welke wereld erachter zit. Door je betrokkenheid en kennis van het bedrijf en de ambities, kan je anticiperen op te nemen acties en een proactieve ondersteuning bieden. Je maakt onderdeel uit van het team en bent aanwezig bij de periodieke overleggen.

Wat we van je verwachten

De juiste kandidaat is een professionele en integere Executive Assistant. Je bent een discrete, collegiale en evenwichtige teamplayer waar mensen zich prettig bij voelen. Je bent nieuwsgierig en hebt een open, no-nonsense instelling. Je functioneert zelfstandig, beschikt over een helicopterview en neemt werk uit handen. Als informatie ontbreekt of je hebt hulp nodig, vind je het geen probleem om naar een collega te stappen. Je voorziet problemen voordat ze zich voordoen en bent ze altijd een stap voor. Jouw proactieve houding en vermogen om snel te schakelen maken jou onmisbaar.

Je bent flexibel en nauwkeurig in je werk en voorziet de consequenties van je handelen. Je hebt interesse in mensen en IT. Je bent een meester in het managen van verwachtingen en weet hoe je met verschillende mensen en situaties om moet gaan. Jouw communicatieve vaardigheden zijn top-notch, zowel in het Nederlands als in het Engels. Waar nodig identificeer je verbeteringsmogelijkheden en weet deze procesmatig en effectief te implementeren. Het vastleggen van projecten in notulen en/of actielijsten horen hier natuurlijk ook bij.

Je bent buitengewoon bedreven in het werken met Office-pakketten. Als je iets nog niet kunt, dan vind je het leuk om snel bij te leren. Je bent zowel een doener als een denker met uitstekende sociale, communicatieve en organisatorische vaardigheden. Je voelt je thuis in een dynamische en hectische werkomgeving en beschikt niet over een 9 tot 5 mentaliteit. Geen dag is bij ons hetzelfde!

Functiecriteria

• Hbo-denkniveau, afgeronde Bacheloropleiding, relevante werkervaring in een soortgelijke functie (7+ jaar ervaring).
• Communicatie; uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, professioneel en representatief.
• Tech savvy: uitstekende beheersing van MS Office. Ervaring met AFAS en Slack is een pré.
• Ervaring met complex agendabeheer, notuleren en het coördineren van processen.
• Flexibel, stressbestendig en gewend om in een veranderlijke werkomgeving te opereren.
• Bereidheid om de woensdagen of vrijdagen tot vaste kantoordag te maken.

Waarom werken bij Schuberg Philis?
Bij ons krijg je de vrijheid en verantwoordelijkheid om je rol vorm te geven zoals jij dat wilt. Je werkt samen met gepassioneerde experts in een innovatieve omgeving waar jouw bijdrage echt het verschil maakt.

Daarnaast bieden we:

• Een competitief salaris en uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Een vast contract onbepaalde tijd
• Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling.
• Hybride werkplek: je werkt minimaal 3 dagen op kantoor in Schiphol-Rijk.
• Een hechte bedrijfscultuur waar samenwerking centraal staat.
• Mobiliteitsplan bestaande uit een ov-vergoeding, kilometervergoeding of NS-business card
• 25 vakantiedagen
• Pensioenbijdrage afhankelijk van salaris en leeftijd, en de mogelijkheid om je pensioen en overige financiële zaken te bespreken met een onafhankelijk financieel adviseur waarmee Schuberg Philis samenwerkt.
• Collectieve ziektekostenverzekering
• Uitgebreide WIA exedent verzekering (voormalig arbeidsongeschiktheidsverzekering)
• Goed en gezond eten (ontbijt, lunch, diner, en snacks)
• Well-being activiteiten zoals mindfulness, hardlopen en andere activiteiten.

Ben je klaar om de rechterhand te zijn van onze CCO en/of Managing Directors en een centrale rol te spelen in ons succes? Reageer dan met jouw CV of neem contact op met Bob Snellenburg op [email protected].