Managementassistent Bestuur

Wat ga je doen?

Als managementassistente van het bestuur van de rechtbank Amsterdam speel je een sleutelrol in het soepel laten verlopen van de bestuurlijke processen. Je werkt nauw samen met de drie bestuurders, de collega’s van het bureau bestuursondersteuning en andere collega’s binnen de rechtbank. Je zorgt voor een efficiënte en professionele organisatie van alle bestuurszaken. In deze veelzijdige functie komen jouw organisatietalent, klantgerichtheid, flexibiliteit en oog voor detail volledig tot hun recht. Geen dag is hetzelfde: je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en weet altijd de juiste

Wat houdt je functie in?
Als managementassistente verricht je secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden ten behoeve van het bureau bestuursondersteuning. Binnen het bureau bestuursondersteuning werk je samen met de andere managementassistente en de twee bestuurssecretarissen waarvan een met leidinggevend taken.

De belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Agendabeheer van de bestuurders, o.a. het inplannen van overleggen van bestuurders en plannen van bijeenkomsten voor het bestuur.
• Onderhouden van contacten met interne- en externe partijen en zorgdragen voor beantwoording van vragen en verstrekken van benodigde informatie.
• Op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie en het (zelfstandig) opstellen van uitgaand correspondentie. • Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en overleggen, verzamelen en ordenen van gegevens en stukken en deze plaatsen in iBabs (het archiefsysteem).
• Opstellen van notulen of verslagen van vergaderingen of crisisberaden.
• Bewaken van de voortgang van uitgezette acties en signaleren van mogelijke vertragingen.
• Beheren en afhandelen van de gezamenlijke inbox: je behandelt inkomende vragen en verzoeken en zorgt voor een snelle en correcte afhandeling.

• schaal 8
  €3.246 - €4.340 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Één jaar
• 24 - 32 uur

Wat bieden we je?

• Betekenisvol werk; je levert een bijdrage aan een rechtvaardige samenleving.
• We hebben één tijdelijke plek beschikbaar voor de duur van een jaar, vanwege extra werkzaamheden die eraan komen en we hebben een vaste plek beschikbaar. Voor de vaste plek geldt een tijdelijk contract van 1 jaar, met intentie tot vast bij goed functioneren. Ben je al in dienst bij de Rechtspraak dan neem je uiteraard je vaste contract mee naar deze functie.
• Maandsalaris conform schaal 8 CAO Rijk: bruto minimaal € 3.246,16 en maximaal € 4.340,57 (bij 36 uur p/w).
• Verlof: 144 + 64 Individuele Keuze Budget (IKB) uren p/jr. Daarnaast is er een mogelijkheid om compensatieverlof op te bouwen.
• IKB-budget van 16,50% van je salaris p/j, met keuzemogelijkheden in tijd en/of geld.
• Volledige vergoeding woon-werkverkeer op basis van tweede klasse OV.
• Inspirerende werkomgeving, waarin we het elke dag beter willen doen en van elkaar willen leren en waar plezier in ons werk minstens zo belangrijk is.
• Plezierige balans tussen werk en privé.
• Beschikbaarheid van 24-32 uur per week met als voorkeur op vrijdag werken op kantoor.

Wat vragen we van je?

• HBO werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur in een bestuurlijke of complexe organisatie.
• Lerende houding en een collegiale instelling: je werkt graag samen en helpt waar nodig.
• Flexibiliteit en wendbaarheid: je blijft rustig, ook in drukke of veranderlijke situaties en je springt moeiteloos bij als je collega afwezig is.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Positief kritisch, je denkt pro actief mee hoe we kunnen ontwikkelen en hoe dingen beter kunnen.
• Communicatief sterk en organisatiesensitief.

Over Rechtbank Amsterdam