Managementondersteuner, AVT/EN

Van speeches van de minister-president tot beleidsnota’s en consulaire stukken voor ambassades wereldwijd: bij het ministerie van Buitenlandse Zaken wordt heel wat vertaald! En het mooie? Als managementondersteuner in Den Haag heb jij hierin een sleutelrol. Samen met je collega zorg je dat de vertalers van het bureau Engels van de directie Vertalingen volledig kunnen focussen op hun werk. Als dé motor achter ons team verwerk je vertaalopdrachten en communiceer je met onze opdrachtgevers.

Wat ga je doen?
Alle vertaalopdrachten komen via e-mail bij jou binnen. Of het nu gaat om teksten voor www.government.nl of nieuwe wetgeving. Jij registreert alle opdrachten zorgvuldig in ons systeem. Daarbij stel je de juiste prioriteiten en check je of de informatie compleet is. Zo kunnen de opdrachten efficiënt verdeeld worden onder de vertalers. Ook bewaak je als secretarieel medewerker de deadlines en houd je de voortgang in de gaten. Hierover stem je regelmatig af met de planners en het afdelingshoofd.

Jij staat tussen het team en onze opdrachtgevers in, waarbij je alle partijen proactief op de hoogte houdt. Daarbij zorg je dat je met opdrachtgevers sterke samenwerkingen opbouwt. Jij bent tenslotte het aanspreekpunt van ons bureau! Omdat we vooral digitaal werken, heb je veel contact via e-mail. Bovendien coördineer je met de teamleider de uitbesteding van opdrachten aan vertaalbureaus en freelancevertalers. En verzorg je de financiële afhandeling hiervan. Een verantwoordelijke rol in een interessante omgeving!

Nauwkeurig werken en tegelijk het overzicht houden? Laat dat maar aan jou over! Je werkt geconcentreerd, schakelt snel tussen taken en houdt het hoofd koel als de druk oploopt of er iets last minute verandert. Daarbij stel je de juiste prioriteiten, altijd met de wensen van opdrachtgevers in gedachten. Ook ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke documenten en neem je graag het initiatief, bijvoorbeeld door zelf contact op te nemen met een opdrachtgever. Bovendien kun je goed zelfstandig én in teamverband werken.

Verder heb je:

• Minimaal mbo-niveau.
• Een goede beheersing van het Nederlands, zodat je helder kunt communiceren met onze opdrachtgevers.
• Basiskennis van het Engels, waardoor je de vertaalopdrachten kunt begrijpen.
• Goede digitale vaardigheden, zodat je snel kunt werken met onze systemen.

• Salarisniveau schaal 7
• Maandsalaris Min €3.016 – Max. €3.879 (bruto)
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• Contractduur 36 maanden
• Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

• We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een selectieassessment. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure. We zullen je op de dag van het sollicitatiegesprek tevens vragen om een tweetal korte e-mails in het Nederlands op te stellen.
• De selectiegesprekken vinden plaats in juni 2025.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Welkom bij de directie Vertalingen! Hier ben je als administratief medewerker onderdeel van het vertaalbureau Engels, een hecht team van 14 native speaker-vertalers. We werken graag samen en zetten de kwaliteit van onze dienstverlening voorop. Samen met je collega-managementondersteuner ben je de spil van ons team. Jullie verdelen samen het secretariële werken houden zo alles draaiende. En dat waarderen je collega’s enorm!

Als directie werken we voor vrijwel alle ministeries, de minister-president, het Koninklijk Huis en een aantal Hoge Colleges van Staat. We vertalen niet alleen naar het Engels, maar hebben ook afdelingen voor Duits, Frans en Nederlands en besteden vertalingen uit in minder gangbare talen. Onze taalafdelingen werken nauw met elkaar samen, en als het nodig is, ga je ook aan de slag bij een van deze afdelingen.

Je werkt 4 volle dagen per week (32 uur). De werktijden zijn tussen 8.30/9.00 en 17.00/17.30