Hou jij van organiseren en complexe agenda's beheren? Gemeente Alblasserdam is op zoek naar een Medewerker Kabinetszaken / Bestuurssecretaresse, die in een hecht team werkt aan het beheren van de agenda's van de burgemeester en wethouders.
Waar kom je te werken?
Alblasserdam heeft ruim 20.000 inwoners, is onderdeel van het strategisch belangrijke Drechtsteden en ligt in het poldergebied Alblasserwaard. De gemeente Alblasserdam werkt samen met haar inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties aan het collegeprogramma “Samen zijn we Alblasserdam”. De gemeente is een organisatie in beweging die te werk gaat vanuit de kernwaarden verbindend, betrokken, verantwoordelijk, gedreven en met lef. Waarbij Alblasserdam zich verder ontwikkelt naar een wendbare organisatie die flexibel inspeelt op de veranderende vraag en overheidsuitdagingen van deze tijd.
De gemeentelijke organisatie wordt gevormd door zo’n 100 vaste medewerkers en een aantal externe medewerkers. Daarnaast zijn er collega’s die via de gemeenschappelijke regelingen taken uitvoeren met en voor de organisatie. De organisatie is verdeeld in drie domeinen die zich samen inzetten om de gemeente te blijven verbeteren: het fysieke domein, het sociaal en veiligheidsdomein en het domein bedrijfsvoering. Daarnaast is er een aparte positie voor de concerncontroller en zijn breed georiënteerde control team.
Het domein bedrijfsvoering bestaat uit de onderdelen bestuur en dienstverlening en bedrijfsvoering. Je gaat werken in het cluster Bestuur en Dienstverlening. Binnen dit cluster zijn diverse PIOFAH taken belegd en daarbinnen werken we met teams waaronder team Bestuurssecretariaat. Wij bieden ondersteuning, zetten andere mensen in hun kracht en verbinden verschillende partijen met elkaar. Ook houden wij ons bezig met algemene bestuurlijke zaken en geven wij strategisch advies. Het is onze ambitie om te blijven innoveren. Dat lukt omdat we een sterk team zijn waar we op elkaar kunnen terugvallen, plezier hebben en van elkaar leren.
Wat ga je doen?
Als Medewerker Kabinetszaken geef je invulling aan de volgende werkzaamheden:
- Je adviseert samen met een collega het college van burgemeester en wethouders op het terrein van professioneel relatiebeheer.
- Je bent verantwoordelijk voor het adviseren over en het uitvoeren van het proces van het aanvragen van Koninklijke onderscheidingen en organiseren van het uitreiken daarvan.
- Je organiseert samen met je collega evenementen zoals Veteranendag, Lintjesregen, Nieuwsjaarreceptie, het adoptiemonument in april en de 4 tot en met 11 mei herdenkingen. En daarnaast de interne evenementen zoals eindejaarsbijeenkomst en nieuwjaarsreceptie.
Als Bestuurssecretaresse geef je invulling aan de volgende werkzaamheden:
- Je bent het eerste aanspreekpunt van twee wethouders en hun interne en externe relaties. Je beoordeelt of bepaalde zaken onder de aandacht van de verantwoordelijk portefeuillehouder gebracht moeten worden. Ook ontvang je het bezoek op locatie.
- Je draagt zorgt voor een goed lopende agenda-indeling en handelt telefoontjes af. Je verstrekt zowel persoonlijk, telefonisch als per email informatie aan bestuurders, collega’s, inwoners, bedrijven en maatschappelijke partners.
- Je bent verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van vergaderstukken en maak je notulen en actielijsten van de portefeuillehoudersoverleggen.
- Je pakt diverse administratieve taken op zoals correspondentie en het beheren van het zaaksysteem.
Wat neem je mee?
Je bent nauwkeurig, integer en dienstverlenend! Drie eigenschappen die essentieel zijn voor het invullen van deze functie. In een politiek werkveld heb je oog voor de bestuurlijke doelen, verhoudingen en belangen die er spelen. Met een mens- en resultaatgerichte houding, streef jij naar een goede samenwerking zowel intern als extern. Je werkt zelfstandig, toont initiatief, zoekt de verbinding maar durft ook verantwoordelijkheid te nemen. Het werk vraagt om een goede prioritering van werkzaamheden én om probleemoplossend vermogen.
Daarnaast beschik jij over:
- Een afgeronde secretariële opleiding op mbo 4 niveau en eventueel een opleiding voor Kabinetszaken;
- Gerichte werkervaring als Bestuurssecretaresse en/ of Medewerker Kabinetszaken. Heb je geen ervaring als Medewerker Kabinetszaken dan ben je bereid om de opleiding Kabinetszaken te volgen;
- Goede communicatieve vaardigheden;
- Goede kennis van MS Office/Office 365, MS Teams en Ibabs;
- Vaardigheden om in een hectische omgeving te werken en je bent een teamplayer.
Wat bieden we jou?
Wij zijn een organisatie die investeert in zowel de ontwikkeling als de vitaliteit van jou en jouw collega’s. Ons gemeentehuis heeft naast een modern kantoorgedeelte ook een werkcafé en sportruimte.
- Een bruto maandsalaris van maximaal €4.383,- op basis van een 36-urige werkweek (Schaal 08, Cao Gemeenten), afhankelijk van opleiding, kennis & ervaring;
- Een jaarcontract van 32 uur met de intentie om dit na een jaar om te zetten naar een vast dienstverband;
- De functie is voor vier dagen per week waarbij de vrijdag geen werkdag is. Er is een mogelijkheid om 1 dag per week thuis te werken en welke dag dit is stem je af met je collega’s.
- Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05% van je brutosalaris. Dit komt boven op je maandsalaris. Je kunt ervoor kiezen om dit uit te laten betalen of in te zetten voor bijvoorbeeld het kopen van extra verlofdagen, de contributie van je sportvereniging (tot €200,-), de aanschaf van elektrische vervoersmiddelen of de verduurzaming van je huis;
- De ruimte en de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen door trainingen en cursussen.
Solliciteren of meer weten?
Spreekt onze organisatie en deze functie jou aan? Wacht dan niet te lang met reageren en solliciteer via onderstaande sollicitatiebutton. Goed om te weten, dat wij gezien de huidige arbeidsmarkt geen sluitingsdatum meer hanteren. Is er een match? Dan gaan wij graag al op korte termijn een gesprek met je aan.
Heb je nog vragen of wil je kennismaken, dan kun je contact opnemen met Henriëtte van Rymenant, , bereikbaar via telefoonnummer +31640343487
Kijk ook eens op https://www.alblasserdam.nl voor meer informatie over onze gemeente.
Iedereen die bij de gemeente komt werken moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Dit geldt zowel voor medewerkers in vast dienstverband als voor stagiairs en uitzend- en inhuurkrachten. Deze kosten vergoeden wij.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
