Functieomschrijving
Wil jij bijdragen aan een goed werkende informatiehuishouding binnen de Rijksoverheid? Dan is dit jouw kans! De afdeling Gebruikersondersteuning van de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) zoekt een enthousiaste medewerker 1e-lijns gebruikersondersteuning voor de Frontoffice in Den Haag. Samen met jouw collega’s ben jij het eerste aanspreekpunt voor klanten met uiteenlopende vragen over onze diensten.
Wat ga je doen?
Als medewerker 1e-lijns gebruikersondersteuning sta jij dagelijks in contact met interne en externe klanten. Je beantwoordt vragen telefonisch en schriftelijk en zorgt ervoor dat elk contactmoment professioneel, klantgericht en oplossingsgericht verloopt. Denk aan:
- Het beantwoorden en registreren van eerstelijnsvragen over onze diensten;
- Het zelfstandig afhandelen van klantverzoeken of deze doorzetten naar de juiste behandelaar;
- Het signaleren van terugkerende problemen en verbetermogelijkheden;
- Het zorgvuldig omgaan met gevoelige of complexe situaties, waaronder weerstand van klanten.
Je werkt in een dynamische omgeving waar je veel verschillende systemen gebruikt. Als je niet in direct klantcontact bent, werk je aan de verdere ontwikkeling van jezelf, jouw team of ondersteun je bij andere projecten binnen de organisatie. Afhankelijk van jouw inzetbaarheid en ambitie kun je ook breder ingezet worden binnen de afdeling.
Functie-eisen
- Je hebt mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een diploma in de richting van informatievoorziening of bedrijfsvoering;
- Je hebt minimaal drie jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, waarbij je hebt gewerkt met geautomatiseerde (recordmanagement)systemen en zaakgericht werken;
- Je hebt ervaring met het registreren en verwerken van klantvragen in een ticketsysteem zoals Topdesk;
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
Daarnaast herken jij jezelf in de volgende competenties:
- Je bent communicatief sterk en schakelt gemakkelijk tussen klant en systeem;
- Je werkt klantgericht, maar durft ook duidelijk te zijn als het antwoord niet is wat de klant hoopt;
- Je bent stressbestendig en behoudt overzicht, ook bij hoge werkdruk of tegenstrijdige belangen;
- Je bent analytisch en kunt goed doorvragen, samenvatten en registreren wat er speelt.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 8
- Maandsalaris Min €3.246 – Max. €4.340 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
- Contractduur N.v.t. (in geval van vast dienstverband)
- Minimaal aantal uren per week 36
- Maximaal aantal uren per week 36
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Bijzonderheden
- De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 1 mei.
- De vacatures staan uit voor de standplaatsen Den Haag en Apeldoorn.
- Mogelijk is voor de uitoefening van je werkzaamheden bij het RvIHH (in de toekomst) een veiligheidsonderzoek aan de orde. We gaan ervan uit dat je daaraan meewerkt.
- Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen.
- Bij het RvIHH werken we onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Je overlegt met je leidinggevende hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je vanuit huis of af en toe op een andere locatie werkt.
- Een assessment kan mogelijk deel uitmaken van de procedure.
Meer over de functiegroep Medewerker Verwerken en Behandelen
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid
Meer over jouw toekomstige afdeling
De organisatie RvIHH bestaat uit gedreven professionals met een passie voor technologie, informatiehuishouding, en maatschappelijke bijdrage. We hebben een divers team met experts op het gebied van IT, juridische zaken, projectmanagement en meer. Samenwerking, open communicatie en een positieve werksfeer zijn kenmerkend voor ons team. We moedigen persoonlijke ontwikkeling en kennisdeling aan om samen te groeien en onze missie te verwezenlijken. We zijn een platte organisatie en werken in een agile omgeving waarbij flexibiliteit, innovatie en snelle aanpassing aan veranderende omstandigheden essentieel zijn.
Unit Operatie/Gebruikersondersteuning 2
Je komt te werken in een enthousiast en betrokken team dat recent is gevormd vanuit de locaties Apeldoorn en Den Haag. Het is een gevarieerde en inclusieve club collega’s, met onder andere jong talent uit Apeldoorn (veelal dertigers), en collega’s met verschillende achtergronden en vaardigheden. Binnen het team is diversiteit vanzelfsprekend – zo werken er ook collega’s met een arbeidsbeperking – en is de sfeer open, collegiaal en ondersteunend.
Wat het team kenmerkt? Iedereen communiceert actief via chat en andere kanalen, helpt elkaar waar nodig en werkt met plezier samen aan één gezamenlijk doel: een klant die zich goed geholpen voelt. We geloven in teamprestaties, niet in individuele helden. Dat betekent dat je altijd kunt terugvallen op je collega’s – of je nu een lastige klantvraag hebt, een systeemfout tegenkomt of gewoon even wilt sparren.
Het is een hechte, kleine club met een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Hier is ruimte voor humor, leren van elkaar én samen continu verbeteren.
Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (Ministerie van BZK)
Binnen DGVBR (Directoraat-Generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk) van het Ministerie van BZK is een aantal Shared Service Organisaties (SSO's) ondergebracht die zich richten op de bedrijfsvoering van het Rijk. Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) is een van die SSO's en stelt zich tot doel rijksdiensten te ontzorgen in de verschillende aspecten van hun informatiehuishouding. Daartoe levert Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding een breed scala aan diensten en producten, variërend van archiefopslag en archiefbewerking tot het faciliteren van digitaal werken en digitale informatieopslag.
