Ondersteunend medewerker Inkoopopdrachten

Dit ga je doen

In deze functie ben jij het centrale aanspreekpunt voor het administratief verwerken van provinciale inkoopopdrachten. Je ontvangt en beoordeelt inkoopaanvragen en bestellingen, controleert deze op volledigheid en juistheid en zorgt dat de benodigde interne goedkeuringen tijdig worden geregeld. Is er informatie onvolledig? Dan ga je proactief het gesprek aan met de aanvrager om alles compleet te maken.

Je legt nieuwe bestellingen vast in het centrale registratiesysteem (IDMS), kent unieke nummers toe en beheert de digitale dossiers met alle relevante documenten, zoals offertes, aanvraagformulieren en interne goedkeuringen. Daarnaast voer je bestellingen nauwkeurig in het inkoopsysteem PINK in, waarbij je leveranciersgegevens, artikelinformatie en kostenplaatsen correct verwerkt. Voor meerwerk of opdrachten boven bepaalde drempelbedragen stem je af met de inkoopafdeling of gebruik je aanbestedingsplatforms zoals Mercell.

Je controleert financiële details, zoals boekingssleutels en BTW-percentages, en vraagt waar nodig goedkeuring aan. Communiceren met interne aanvragers over de status van hun opdrachten hoort ook bij jouw taken, zodat zij altijd op de hoogte zijn van de voortgang. Ten slotte zorg je dat alle dossiers voldoen aan geldende wet- en regelgeving, zoals de aanbestedingswet en AVG, en dat de kwaliteit en volledigheid van de administratie wordt geborgd.

Dit maakt de functie interessant

• Bij deze functie krijg je de mogelijkheid om betrokken te zijn bij uiteenlopende administratieve taken en projecten, wat het werk gevarieerd en boeiend maakt;
• Samenwerken met ervaren collega’s zorgt ervoor dat je veel van elkaar leert en snel kunt groeien in je rol;
• Je draagt bij aan een efficiënte en foutloze verwerking van provinciale inkoopopdrachten;
• Ook is er volop ruimte om je administratieve en organisatorische vaardigheden verder te ontwikkelen.

Dit is jouw profiel

Je bent iemand die vooruitdenkt en graag initiatief neemt. Nog voordat een collega iets vraagt, heb jij vaak al in gang gezet wat nodig is. Het geeft je voldoening om werkzaamheden netjes en binnen de gestelde termijnen af te ronden. Met jouw oog voor detail en servicegerichte houding weet je prioriteiten goed te bewaken. Ook wanneer je snel moet schakelen of te maken krijgt met verschillende belangen, blijf je kalm en doelgericht. Jij brengt overzicht in administratieve processen en weet informatie helder over te brengen, zowel mondeling als schriftelijk.

Daarnaast breng je mee:

• minimaal mbo-werk- en -denkniveau;
• ervaring met complexe administratieve processen, bij voorkeur binnen de overheid;
• een zelfstandige, nauwkeurige en resultaatgerichte werkhouding;
• sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen overzicht te bewaren;
• bij voorkeur kennis van systemen zoals PINK, IDMS, Momice, Webpower, Topdesk, CRM, SmartDocuments, iBabs, Microsoft Office en Adobe.

Dit bieden we

• Salarisniveau: Salarisschaal 7
• Maandsalaris exclusief IKB: min. € 2.708 - max. € 3.794
• Jaarsalaris inclusief IKB: min. € 39.778 - max. € 55.726
• Een jaarlijkse salarisverhoging van 3% tot aan het einde van je schaal
• Dienstverband: Tijdelijke arbeidsovereenkomst
• Minimum aantal uur: 36
• Maximaal aantal uur:

Daarnaast krijg je:

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 22,37% bovenop jouw salaris. Dit kun je onder andere inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris;
• De mogelijkheid om thuis je werkplek goed in te richten. Denk aan een bureau, beeldscherm en andere voorzieningen;
• Een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van € 6.000,- per 5 jaar. Ook kun je gebruik maken van ons interne trainingsaanbod van de PZH Akademie;
• De ruimte om je werkweek flexibel in te delen. Samen met je collega’s bepaal je waar je werkt. Deels vanuit huis en deels op het provinciehuis. Dat geeft een goede werk- privébalans;
• Bij ons is een fulltime werkweek 36 uur. Wil je meer werken? Dat kan in overleg, met een maximum van 40 uur. Je bouwt dan wekelijks extra verlof op.

Er zijn nog veel meer interessante secundaire arbeidsvoorwaarden. Hier vertellen we je er graag meer over.

Hier ga je werken

Onze organisatie is volop in ontwikkeling. Zo werken we inmiddels opgavegericht. Dat houdt in dat we niet meer vanuit afdelingen werken, maar per maatschappelijke opgave de juiste mensen in onze organisatie inschakelen om de opgave te realiseren. Het doel hiervan is om zo effectief mogelijk onze ambities uit het Coalitieakkoord te realiseren. Op deze manier werken we samen aan een krachtig Zuid-Holland. In dit filmpje wordt uitgelegd hoe het opgavegericht werken in de praktijk eruitziet en wat dat vraagt van de inrichting van onze organisatie.

De provincie Zuid-Holland is een dynamische organisatie waar we werken aan uiteenlopende maatschappelijke opgaven. Voor deze functie wordt nog bepaald in welk team je precies aan de slag gaat. Dit stemmen we graag samen met jou af tijdens de gesprekken, zodat jouw kennis, ervaring en interesses zo goed mogelijk aansluiten bij het team waarin je terechtkomt. Ongeacht het team kom je terecht in een professioneel, betrokken en warm team waar je samen werkt aan impactvolle projecten.

Enthousiast geworden, maar zit je nog met vragen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Voor informatie over deze vacature kan je contact opnemen met Jil de Jong, People manager, op 06-50064320

Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure dan kun je terecht bij Danielle Nuts, senior adviseur recruitment, op 06-50064141.

Als interne kandidaat behoud je je rechtspositie

Deze vacature staat zowel intern als extern uit. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Sollicitaties of cv’s die door (tussenkomst van) werving – en selectiebureaus worden ingediend, worden niet geaccepteerd. Acquisitie naar aanleiding van de vacature wordt niet op prijs gesteld.

Bij voldoende geschikte kandidaten kunnen wij de vacature eerder sluiten. Wacht daarom niet te lang en reageer!

Over de provincie

De provincie Zuid-Holland is niet alleen een mooi stukje Nederland, maar ook een interessante overheidsorganisatie. Als middenbestuur zitten we letterlijk tussen de Rijksoverheid en de gemeenten in. Praktischer dan het Rijk en een grotere scope dan een gemeente. Groot genoeg om echte impact in de regio te maken en klein genoeg voor korte lijnen, een platte organisatie en veel ruimte voor eigen inbreng van medewerkers. Samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke partners werken we aan oplossingen. Werken bij de provincie betekent dat jij hier een rol in speelt.

Als werkgever hebben wij vertrouwen in onze mensen en hun expertise. We zorgen goed voor je en je krijgt veel ruimte voor eigen inbreng en initiatief. Maar je moet het wel zelf willen regelen en zelf keuzes durven maken. De kaders zijn niet altijd duidelijk. Je moet bij ons een beetje van zwemmen en persoonlijke ontwikkeling houden. Ook hechten we veel waarde aan diversiteit en inclusie. We streven naar een organisatie waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of arbeidsvermogen. Om die reden moedigen we iedereen aan te solliciteren die zich kan identificeren met het vacatureprofiel hierboven.