Proces-/kwaliteitsadviseur Subsidies

Wat ga je doen?

Je maakt als proces-/kwalitetisadviseur subsidies onderdeel uit van team Subsidies. Dit team bestaat uit een teamleider, twee strategen, een financieel adviseur, subsidiebehandelaren, interne controle- en subsidiemedewerkers.

Wij hebben de ambitie om team Subsidies robuust en toekomstbestendig te maken, zodat de uitvoering van alle subsidieregelingen adequaat opgepakt kunnen worden en dat alle subsidieaanvragen binnen de gestelde termijn afgehandeld kunnen worden. Daarvoor hebben we een gedigitaliseerd subsidieproces en een gemoderniseerde Algemene subsidieverordening. Er is een nauwe samenwerking met de opdrachtgevende beleidsdomeinen en team Financiën.

Als kwaliteitsadviseur ben je verantwoordelijk voor het verder ontwikkelen, implementeren en bewaken van de kwaliteit van het subsidieproces. Je zorgt voor efficiënte en praktische werkprocessen en bent de aanjager in het verhogen van het kwaliteitsbewustzijn binnen Subsidies. Je bent het aanspreekpunt op het brede vlak van de integrale kwaliteit en bent in staat om te adviseren in situaties waarbij sprake is van een hoge bestuurlijke gevoeligheid.
Je onderhoudt en beheert het E-handboek en stemt de raakvlakken met andere domeinen af.
Je start, begeleidt en participeert in werkgroepen binnen de provincie om het subsidieproces naar een hoger niveau te brengen.

Je bent verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:

• Bewaken en toezien op overall kwaliteit van het team Subsidies;
• Beheersing en verbetering van kwaliteit en processen, zowel operationeel als ook beleidsmatig inclusief daarin nog ontbrekende processen;
• Vastlegging en verbetering van proces & organisatie ten aanzien van het subsidieproces;
• Behandelen van zowel interne als externe klachten
• Het uitvoeren van interne audits en het implementeren van correctieve/preventieve maatregelen;
• Het coördineren van steekproven op het subsidieproces, waarbij je verslag en advies uitbrengt richting het management en bestuur en zelf ook aan de slag gaat met het implementeren van verbeteringen;
• Zorgdragen voor de inrichting en het actueel houden van het E-handboek;
• Voorbereiden en begeleiden van onderzoeken, interne en externe audits en opvolgen van daaruit voortvloeiende acties / verbetermaatregelen;
• Opstellen periodieke rapportages en waar nodig/wenselijk voorstellen doen tot verbetering en/of bijsturing;
• Bewaken integrale kwaliteitsbewustzijn en waar nodig medewerkers voorlichten, opleiden, controleren en motiveren in het kader van de kwaliteitsborging;
• Uitwisselen van ervaringen en vaktechnische informatie met de andere teams van domeinen binnen de provincie, maar ook interprovinciaal.

Wie zoeken wij?

• Je weet jezelf al snel te positioneren als een kundige en gewaardeerde collega voor jouw team, het management en bestuur;
• Je beschikt over bestuurlijke sensitiviteit en bent communicatief vaardig. Je bent in staat om bestuurlijke stukken op te stellen en deze te presenteren aan het management;
• Je bent in staat om mee te denken vanuit het perspectief van andere collega’s die niet noodzakelijkerwijs expertise hebben op subsidies. Je moet kunnen doorgronden wat de vraag is om tot een werkbare oplossing te komen;
• Je herkent wat een situatie nodig heeft en handelt daar flexibel naar. Je weet wanneer je moet doorpakken, en wanneer je moet meebewegen;
• Je kunt goed omgaan met verschillende belangen en weet daarin steeds de juiste toon, timing en aanpak te kiezen;
• Je ondersteunt het team hands-on waar nodig: hoewel je over voldoende theoretische kennis beschikt, realiseer je je dat hier praktijkgericht gewerkt wordt en dat er soms met tegenstrijdige belangen knopen doorgehakt moeten worden;
• Je bent in staat om hoofd en bijzaken goed te scheiden;
• Je bent resultaatgericht, initiatiefrijk, staat stevig in je schoenen en kunt buiten de kaders denken;
• Je beschikt over een sterk analytisch vermogen en kunt dat naar de praktijk vertalen;
• Je bent samenwerkingsgericht, een teamplayer en je hebt een stevige persoonlijkheid met overtuigingskracht;
• Je beschikt over een afgeronde hbo- of wo-opleiding;
• Je beschikt over kennis van de Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Wat bieden wij?

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder.

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm.

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd.

Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou:

• een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor een fulltime werkweek met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een salaris tussen de € 4.919,62 en € 6.953,11bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband (schaalniveau 12);
• ben je een geschikte kandidaat meer voldoe je nog niet aan alle eisen en je wilt je ontwikkelen, dan word je geplaatst in aanloopschaal 11, dit is een salaris tussen € 4.337,88 en € 6.122,12 bruto per maand op fulltime basis;
• een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd;
• bij ons is een fulltime werkweek 36 uur. Wil je meer werken? Dat kan in overleg, met een maximum van 40 uur. Je bouwt dan wekelijks extra verlof op. Daarnaast heb je recht op 18 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband;
• een goede pensioenopbouw;
• de mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen via een persoonlijk ontwikkelbudget van € 6.000,- per vijf jaar;
• de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het interne aanbod bij de UtrechtAcademie.

Contactinformatie

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Sanjeev Sital, teamleider Subsidies, telefoon 06 36 17 09 76.

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Amina Lahrouchi, adviseur werving & selectie, telefoon 06 25 73 59 80 of mail [email protected].

Solliciteren

Ben je geïnteresseerd? Reageer dan uiterlijk 31 augusustus 2025.

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Wie zijn wij?

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het domein Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie (BIO) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten te kunnen leveren.