Ben jij een administratieve duizendpoot die energie krijgt van het regelen en ondersteunen van de facilitaire dienstverlening? Werk jij zelfstandig, proactief en nauwkeurig? Dan zoeken wij jou als procesondersteuner facilitair voor de gemeente Delft!
Wat ga je doen
Als procesondersteuner binnen het facilitaire team ben jij de spil in het beheer van verschillende administratieve en ondersteunende facilitaire taken. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en schakelt snel wanneer nodig. Hierbij werk je nauw samen met de medewerker Facilitair en ben je elkaars achtervanger.
Je verantwoordelijkheden zijn in basis verdeeld over twee domeinen:
Administratie, registraties en controles
- Opstellen, registreren, laten accorderen en archiveren van opdrachtbrieven.
- Opzetten en beheren van de facilitaire mappenstructuur en archivering bewaken.
- Administreren van parkeerabonnementen.
- Bijhouden van contracten en facilitaire processen.
- Administratieve ondersteuning van het Facilitaire team.
- Coördinatie en administratie BHV.
- Incidenteel ondersteunen bij verkiezingen.
Financiële administratie, waaronder:
- Laten vaststellen van facturen ter betaling op basis van nacalculaties.
- Uitvoeren van bestelaanvragen en het uitsplitsen van facturen in het kader van doorbelastingen aan andere organisatieonderdelen.
Wat neem je mee
- MBO+ of HBO achtergrond, bij voorkeur in een administratieve e/o ondersteunde richting (bijv. Office manager of vergelijkbaar)
- ervaring met administratieve processen en nauwkeurige registraties;
- je bent dienstverlenend en klantgericht, altijd op zoek naar de samenwerking en versterking van elkaar; dat past bij jou;
- in de waan van de dag houd jij je staande, want je bent bestand tegen stress;
- je bent iemand die eigen initiatief toont en houdt van concreet in actie komen;
- je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 (SharePoint, Teams, OneDrive);
- affiniteit met facilitaire zaken en energiebeheer is een pré.
Wat krijg jij
- Een salaris van minimaal € 3.052,- tot maximaal € 4.297,- per maand o.b.v. 36 uur per week. Het betreft een functie in schaal 8 van de Gemeente CAO. Inschaling is afhankelijk van je opleiding en ervaring;
- 24-urige werkweek;
- 144 vakantie-uren (o.b.v. 36 uur), plus 50,4 bovenwettelijke vakantie-uren;
- een Individueel Keuze Budget (17,05%);
- alle ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
- tot slot: we werken in een hybride werkvorm. Dit betekent dat je deels thuis en deels in ons moderne en duurzame kantoorgebouw boven station Delft werkt. Dit is gemakkelijk per openbaar vervoer te bereiken en midden in de binnenstad.
Competenties
- Communicatief ben je sterk, je staat stevig in je schoenen;
- je werkt nauwkeurig;
- proactieve en klantgerichte houding;
- je hebt oog voor bedrijfsprocessen en ervaring met het beheren, opzetten/ontwikkelen van (complexe) administraties;
- je houdt van zelfstandig werken, maar je bent ook een teamspeler.
Drie redenen om deze functie leuk te vinden
- Een veelzijdige rol waarin je echt het verschil kunt maken.
- Werken in een dynamische omgeving met korte lijnen en veel verantwoordelijkheid.
- Een collegiaal en deskundig team dat graag samenwerkt aan een efficiënte organisatie, die de stad elke dag weer een stukje mooier en beter maakt.
Even voorstellen
De afdeling Frontoffice en Facilitair van het cluster Interne dienstverlening in Delft bestaat uit ongeveer 40 medewerkers, verdeeld over vier teams (Servicedesk, Stadhuis, Managementassistenten Dienstverlening en Facilitair). Het team facilitair, waar deze functie onderdeel van is, draagt de verantwoordelijk voor het professioneel beheren van verschillende gemeentelijke vastgoed objecten. Waaronder het moderne Stadkantoor en het historische Stadhuis. Hierbij richten we ons zowel op de hard-services (zoals gebouw gebonden installaties, toegangscontrole, etc.) en de soft-services (zoals de catering, beveiliging en de schoonmaak). Met het team zorgen we er elke dag weer voor dat de collega’s op een prettige manier hun werk kunnen doen in een schone, veilige en functionele omgeving.
Verhaal van Delft
Delft is een stad van historie en innovatie. Van iconisch Delfts blauw en de schilderkunst van Vermeer, tot wetenschappelijke doorbraken en duurzame oplossingen bij de TU Delft en diverse kennisinstituten. Onze stad is een inspirerende plek waar historie en toekomst hand in hand gaan.
Kennismaken
Wil jij meer informatie ontvangen voordat je op de solliciteer-knop drukt? Neem dan contact op met Geraldine Hartman 0614657601 (Procesondersteuner Facilitair) of Barry van der Ende (Afdelingshoofd Frontoffice & Facilitair).
Direct solliciteren kan natuurlijk ook! Upload jouw motivatie en cv voor 22 september 2025 via onderstaande button. Je kan al voor de sluitingsdatum benaderd worden voor een eerste gesprek. Deze procedure staat zowel intern als extern open, bij gelijke geschiktheid van de kandidaat gaat de voorkeur naar de interne kandidaat.
Iedereen die zich in deze vacature herkent, is welkom om te solliciteren. Wij geloven dat diversiteit ons sterker maakt als organisatie. Verschillende ideeën en achtergronden helpen ons om te groeien, zowel als team als de stad waar wij voor werken. Heb jij iets unieks te bieden? Dan kijken we ernaar uit om jou te ontmoeten!
