Vaste functie, schaal 10, 36 uur per week
Ben jij klaar om richting te geven aan de toekomst van informatiebeheer?
Als Recordmanager ben jij de strategische spil in een vakgebied dat volop in beweging is. Je hebt ruime ervaring, een scherp oog voor kwaliteit én een visie op hoe informatiebeheer slimmer, digitaler en toekomstbestendiger kan. Je weet collega’s mee te nemen in die ontwikkeling — op een coachende, verbindende manier.
Ben jij toe aan een volgende stap waarin je jouw kennis, leiderschap en digitale vaardigheden optimaal kunt inzetten én gewaardeerd wordt? Dan zit je in Nieuwegein goed.
Ga jij de uitdaging aan? Ben je nieuwsgierig en wil je een completer beeld krijgen? Voel je vrij om een (digitaal) kopje koffie te komen drinken, voordat je besluit om te solliciteren.
Jouw uitdaging als Recordmanager
Als Recordmanager ben jij het kompas van Team Informatiebeheer. Je kent de koers, weet waar we vandaan komen en vooral waar we naartoe willen. Jij overziet de processen, begrijpt de samenhang en weet precies wat we wanneer voor wie leveren. Daarmee ben je de verbindende schakel tussen registratie, archivering, digitale ontwikkelingen en applicatiebeheer.
Je houdt de regie over de uitvoering, brengt structuur aan en bewaakt de voortgang — niet als controleur, maar als coach. Met jouw analytisch vermogen en heldere blik zorg je voor rust, overzicht en een soepele samenwerking. Je bent iemand die het team inspireert, motiveert en meeneemt in de beweging die we maken. Samen bouwen we aan een toekomstbestendig informatiebeheer, waarin kwaliteit en werkplezier hand in hand gaan.
Jouw impact in de praktijk
Je geeft operationeel leiding aan het team en zorgt voor een prettige, professionele werksfeer waarin mensen hun werk met plezier en kwaliteit kunnen doen. Je bewaakt de voortgang van werkzaamheden, houdt overzicht en stuurt bij waar nodig — altijd met oog voor de mens achter het proces.
Je bent de drijvende kracht achter een efficiënt en toekomstbestendig documentbeheer. Dat betekent dat je niet alleen de bestaande werkwijzen onderhoudt, maar ook actief werkt aan vernieuwing. Je signaleert risico’s en kansen, vertaalt deze naar concrete verbeteracties en ontwikkelt werkwijzen die passen bij onze digitale ambities.
Samen met collega’s verzamel je wensen rondom het gebruik van applicaties en functionaliteiten. Je vertaalt deze naar slimme oplossingen en adviseert afdelingen over het omgaan met informatie en systemen. Daarbij ben je ook verantwoordelijk voor het vastleggen van beleid en werkvoorschriften in onze centrale IB-Gids.
Je bewaakt de kwaliteit van de uitvoering, werkt hierin nauw samen met de kwaliteitsmedewerker en weet hierover helder te rapporteren. Je bevordert de samenwerking tussen Team Informatiebeheer, applicatiebeheerders en andere afdelingen, en weet issues om te zetten in verbeteringen die écht het verschil maken.
Tot slot faciliteer je teamoverleggen, bewaak je actiepunten en communiceer je helder over veranderingen en hun impact. Je bent een stabiele factor in een vakgebied dat volop in beweging is — en weet daarin richting te geven, te verbinden en te inspireren.
De afdeling Support
De afdeling Support is onderdeel van de bedrijfsvoering binnen de gemeente Nieuwegein (ca 69 fte verdeeld over 4 teams). Wij ondersteunen de organisatie bij de uitvoering van het primaire proces door ervoor te zorgen dat medewerkers en bestuur hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Hoogwaardige kwaliteit van interne dienstverlening bieden, dat is waar wij elke dag voor gaan en staan. De afdeling Support bestaat uit vier teams: Interne dienstverlening, Regie & Advies, Vastgoed en Beheer & Uitvoering. Als medewerker Informatiebeheer maak je onderdeel uit van het team Interne dienstverlening samen met 9 collega’s.
Jouw team
Team Informatiebeheer bestaat uit 7 collega's en is onderdeel van de Afdeling Support. Het team informatiebeheer is verantwoordelijk voor informatiestromen die de gemeente en haar burgers raakt. Hierbij gaat het om het beheer, de bewaring en de vernietiging van zowel fysieke als digitale documenten. Samen zorgen we ervoor dat deze documenten, zoals post, mails, vergunningen en bouwtekeningen, op de juiste manier worden vastgelegd, opgeslagen, toegankelijk worden gemaakt en voldoen aan wet- en regelgeving. De wereld om ons heen wordt steeds meer digitaal, zo ook alle informatie die wij beheren. Jij helpt ons om daarin de volgende stap te zetten.
Wat neem je mee?
Je hebt een stevige basis: een hbo-opleiding in informatiemanagement (of iets vergelijkbaars) en minstens drie jaar ervaring in een rol waarin je het vakgebied van informatiebeheer echt hebt leren kennen. Je weet hoe je besluiten neemt, prioriteiten stelt en teams begeleidt — met een coachende stijl die mensen in hun kracht zet.
Digitale systemen kennen voor jou weinig geheimen. Je beweegt je soepel door applicaties als Microsoft Dynamics, RX.Mission, Office 365, Teams en Excel, en je begrijpt de logica achter CRM-systemen. Dat maakt jou tot een waardevolle sparringpartner in een organisatie die volop digitaliseert.
Je denkt conceptueel, analytisch en vooruit. Je hebt een scherp oog voor processen en ziet waar het beter kan — niet alleen in theorie, maar ook in de praktijk. Je durft grenzen aan te geven, neemt verantwoordelijkheid en weet complexe vraagstukken te vertalen naar heldere oplossingen.
Wat we vooral belangrijk vinden, is jouw vermogen om te verbinden. Je communiceert helder, hebt oog voor verschillende belangen en weet mensen mee te nemen in verandering. Je begrijpt hoe gemeentelijke werkprocessen in elkaar zitten, kent de toepassing van metadata en bent thuis in relevante wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG en WOO.
Je bent iemand die het vak beheerst én het leuk vindt om anderen daarin mee te nemen. Je denkt mee, kijkt vooruit en draagt actief bij aan een toekomstbestendig informatiebeheer. En dat alles met een gezonde dosis nieuwsgierigheid, lef en plezier.
Wat krijg je van ons?
Je gaat werken in een veelzijdige stad. We zijn trots op onze historie, terwijl we de blik stevig op de toekomst richten. De organisatie staat open voor jouw ideeën en de lijnen zijn kort. Verder hebben we voor je:
- Een salaris van minimaal €3.674,- en maximaal € 5.419,- bruto (36 uur, volgens de cao gemeenten schaal 10);
- Een contract van één jaar met uitzicht contract voor onbepaalde tijd;
- Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto salaris dat je vrij kunt besteden aan de beschikbare doelen, passend bij jouw persoonlijke wensen;
Meer weten en/of solliciteren?
Wil je meer weten over deze functie en hoe het werken is bij de gemeente Nieuwegein? Neem dan contact op met Evelien Kroonenberg, teamleider Interne dienstverlening. E-mail adres: [email protected], of op telefoonnummer 06-41758672. Voel je vrij om een (digitaal) kopje koffie te komen drinken voordat je besluit om te solliciteren.
Je kunt tot en met woensdag 24 september 2025 reageren op deze vacature.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
