Heb jij een proactieve houding, ben je communicatief sterk, een kei in organiseren en laat jij ‘alles op rolletjes lopen’? Dan ben jij dé nieuwe collega waar wij naar op zoek zijn!
Wat ga je doen als Management Assistent bij RECO?
In deze functie ben je de spin-in-het-RECO-web én ontzorg je ons directieteam volledig. In grote lijn ben je bezig met zowel administratieve- als operationele- als beleidswerkzaamheden, maar eigenlijk is deze verzamelnaam een ‘understatement’! Je bent namelijk continue aan het schakelen op verschillende niveaus met interne afdelingen, klanten en externe relaties. Je zal werkzaam zijn op de afdeling (directie)secretariaat, wat momenteel bestaat uit 4 dames én waar jij ook de leiding over hebt. Jouw meest voorkomende werkzaamheden zijn:
✅ Agendabeheer directieleden & coördineren van afspraken;
✅ Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties, zet vragen- of informatie via de juiste kanalen uit en bewaakt de follow-up;
✅ Voorbereiden van (management) overleggen/RvC vergaderingen, maken van presentaties, bijhouden van actielijsten, prioriteren van werkzaamheden en het bewaken van de opvolging hiervan;
✅ Opstellen en redigeren van (vertrouwelijke) correspondentie, aankondigingen, nieuwsbrieven, speeches en documenten;
✅ Aanspreekpunt voor schades, verzekeringen, facilitaire leveranciers;
✅ Organiseren van personeels- en klantevents;
✅ Indien affiniteit met duurzaamheid zul je voor RECO het duurzaamheidsverslag en de duurzaamheidsstrategie opstellen en beheren;
✅ Optimaliseren van interne processen binnen het secretariaat, met een focus op digitalisering en efficiëntieverbetering;
✅ Overkoepelend verantwoordelijk voor schades, verzekeringen, wagenparkbeheer, contractbeheer systeem en facilitaire leveranciers;
✅ Diverse ad-hoc werkzaamheden en verbeterprojecten op verzoek van directie.
Kortom; een hele afwisselende functie, waarbij jij de spin-in-het-web bent voor de directie, maar eigenlijk voor de gehele organisatie!
Requirements
Het is mooi meegenomen als je:
- Per 1 oktober beschikbaar bent ter vervanging van zwangerschapsverlof tot en met 1 maart 2026;
- 32 – 36 uur per week beschikbaar bent (waarbij je werkdagen in ieder geval maandag, dinsdag en donderdag zijn);
- Je stressbestendig, assertief en flexibel bent. Je kunt tevens snel schakelen en bent daarbij oplossings- en resultaatgericht;