Managementassistent (Thuisbegeleiding, Dagbesteding en Vrijwilligersplein)

Wij zijn op zoek naar een proactieve managementassistent die de Manager Zorg en Bedrijfsvoering, Thuisbegeleiding, Dagbesteding en vrijwilligersplein bovenregionaal kan ondersteunen voor 32 uur per week.

Waar je komt te werken

Omring is een zorgorganisatie die diverse diensten biedt om mensen zo lang mogelijk zelfredzaam te laten zijn, thuis of in diverse woonvormen zoals verpleeghuizen en kleinschalige woonprojecten. We streven naar zoveel mogelijk ‘wonen zoals thuis’. We houden rekening met de dagelijkse routine die de individuele bewoners gewend zijn. We verdiepen ons in wat zij belangrijk vinden. We bieden een warme en vertrouwde omgeving, met zorg, begeleiding en behandeling. Daarbij vinden we het belangrijk dat mensen zo veel mogelijk zichzelf kunnen zijn en zoeken we altijd naar wat mensen zelf kunnen en willen. Het secretariaat ondersteunt de managers bovenregionaal en werken zowel vanuit huis, als vanuit het hoofdkantoor van Omring in Hoorn of kantoor in Den Helder.

Wat je gaat doen

Als managementassistent ondersteun je de Manager Zorg en Bedrijfsvoering Thuisbegeleiding, Dagbesteding en Vrijwilligersplein. Je bent de ogen en de oren van de leidinggevende en geeft gevraagd en ongevraagd advies. Je wordt ingezet als managementassistent bovenregionaal binnen Omring.

Belangrijke taken betreffen:

• Agendabeheer: Beheren van de agenda van de manager(s), inclusief het plannen en coördineren van afspraken, vergaderingen en evenementen.
• Aanspreekpunt voor medewerkers en bijvoorbeeld externen, zowel persoonlijk als telefonisch, en zorgen voor een professionele en vriendelijke ontvangst.
• Documentbeheer: Organiseren en beheren van documenten en bestanden, zowel fysiek als digitaal, inclusief het opstellen, bewerken en archiveren van belangrijke documenten.
• Vergaderingen voorbereiden: Voorbereiden van vergaderingen door het opstellen van agenda's, versturen van uitnodigingen, voorbereiden van vergaderruimtes en het notuleren tijdens de vergaderingen.
• Ondersteuning bij projecten: Assisteren bij specifieke projecten door administratieve ondersteuning te bieden, deadlines te bewaken en ervoor te zorgen dat taken op schema blijven.
• Ad-hoc taken: Uitvoeren van diverse ad-hoc taken en opdrachten zoals gevraagd door de manager(s), inclusief het oplossen van onverwachte problemen en het bieden van flexibele ondersteuning waar nodig.
• Overige taken: overige administratieve, secretariële en/of ondersteunende taken.

Een leuke en zelfstandige functie met ruimte voor eigen initiatief binnen een professioneel team met betrokken collega’s. Wil jij een bijdrage leveren aan het werkgeluk van collega’s die in de zorg werken? Dan is dit jouw kans.

Jij hebt
Wij zoeken een ervaren én proactieve managementassistent die stevig in zijn/ haar schoenen staat en graag actief meedenkt. Je bent onderzoekend, signaleert wat nodig is en onderneemt direct actie. Je pakt de telefoon om snel afspraken te regelen of zaken af te stemmen, en weet daarbij de juiste toon te vinden. Je weet op een integere wijze om te gaan met gevoelige informatie. Je kunt goed prioriteiten stellen, schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en behoudt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt.

Je beschikt over:

• Minimaal een afgeronde mbo 4-opleiding als managementassistent of secretaresse;
• Talent voor organiseren, plannen en het efficiënt regelen van afspraken en acties;
• Het vermogen om snel informatie te vinden, verbanden te leggen en proactief oplossingen aan te dragen;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Zelfvertrouwen om actief contact te leggen met interne en externe relaties, ook telefonisch;
• Flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen;
• Een integere en zorgvuldige manier van werken, met oog voor prioriteiten;
• Affiniteit met de zorg.

Jij bent

• Zelfstandig en initiatiefrijk;
• Alert en nauwkeurig;
• Betrokken en betrouwbaar;
• Iemand die energie haalt uit regelen, verbinden en ondersteunen;
• Je bent flexibel inzetbaar en in het bezit van een rijbewijs en auto;
• Tactvol en in staat om op verschillende niveaus te communiceren.

Wij zorgen voor

• ruimte om te groeien als professional en als mens. Samen met je collega’s werk je in een inspirerende werk- en leeromgeving, waar je alle ruimte krijgt om het beste uit jezelf te halen;
• www.goodhabitz.com, een website met meer dan honderd online trainingen zoals blijven innoveren, persoonlijke effectiviteit, management en mindfulness;
• www.cultuurwerkt.nl. Met dit lidmaatschap krijg je jaarlijks korting op meer dan 500 culturele uitjes zoals films, musea, musicals en theatervoorstellingen;
• een gratis Omringpas waarmee je korting krijgt op diverse verzekeringen. Bovendien krijg je met de Omringpas korting bij de Omringwinkels, op trainingen en workshops, op service aan huis en bijvoorbeeld op advies van een zorgconsulent;
• een jaarcontract op basis van 32 uur per week, met de intentie dit contract binnen een jaar om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• een salaris volgens FWG 40: € 2.881,14 – € 3.733,75 bruto o.b.v. 36 uur
• een aantrekkelijke eindejaarsuitkering van 8,33% van het bruto jaarinkomen.

Direct solliciteren of meer weten?

Ben je geïnteresseerd en wil je op deze functie solliciteren? Fantastisch! Klik dan op de knop Direct solliciteren!

Heb je vragen naar aanleiding van deze vacature, dan kun je contact opnemen met Merel Blaauboer (Manager Zorg en Bedrijfsvoering, Thuisbegeleiding en Dagbesteling) via telefoonnummer 06-44257688.

Bij Omring hanteren we een screeningsbeleid. Dit houdt in dat we van iedereen die bij ons komt werken een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) opvragen.