Behind the scenes, on top of everything.
Bleyenberg is geen standaard locatie — en dit is geen standaard backofficefunctie. Met vijf verdiepingen vol vergaderruimtes, feestzalen, karaoke booths en een rooftopbar ben jij als Meeting & Events Coordinator (Backoffice) de stille kracht achter al die georganiseerde chaos. Jij zorgt dat alle aanvragen vlekkeloos binnenkomen, worden opgevolgd, vertaald naar offertes en uiteindelijk: perfect voorbereid. Zodat de rest van het team met volle vaart kan uitvoeren.
BLEYENBERG = MEER DAN VERGADERZALEN
Bij Bleyenberg gebeurt alles tegelijk: vergaderingen, borrels, presentaties, private dinners, karaoke-uitjes, bedrijfsfeesten en rooftop weddings. En jij zit midden in die stroom, als de eerste schakel in het hele traject.
Jij zorgt dat aanvragen snel en professioneel worden opgevolgd. Dat offertes kloppen, dat elke reservering goed staat, dat de klant zich gehoord voelt — en dat alle info terechtkomt bij het team dat het event uiteindelijk draait. Ondertussen denk je commercieel mee: welke extra’s kunnen we aanbieden? Welke ruimte past het beste? Wat maakt het voorstel net wat aantrekkelijker?
Je werkt mee aan events voor 2 tot 600 personen. Van strakke boardroom meetings tot uitbundige personeelsfeesten. Van ministeries tot creatieve bureaus. Van bruiloften tot brainstorms.
En ja — als de gasten naar huis gaan en alles gelukt is? Dan zing je soms nog even een nummertje mee bij BLÊR. Omdat je er de energie nog voor hebt. Of gewoon, omdat het kan.
DIT GA JE DOEN
- Je bent het eerste aanspreekpunt via e-mail voor zakelijke aanvragen (vergaderingen, borrels, bedrijfsfeesten en alles ertussenin)
- Je beantwoordt vragen, denkt mee met de klant en adviseert over mogelijkheden
- Je maakt offertes in MICE Operations, volgt ze op en bewaakt deadlines
- Je verwerkt boekingen correct in ons systeem en zorgt voor duidelijke overdrachten aan het operationele team
- Je schakelt met de Event Managers over bijzonderheden en wensen
- Je denkt actief mee over upsell, planning en bezetting
- Je houdt overzicht over de lopende aanvragen en verwerkt feedback van klanten
- Je werkt deels zelfstandig, maar bent onderdeel van het M&E team
OVER JOU
- Communicatief sterk, schriftelijk én mondeling
- Klantgericht, accuraat en administratief goed onderlegd
- Iemand die blij wordt van een goed georganiseerde inbox en een sluitende planning
- Ervaren in hospitality, administratie of events is een dikke plus
- Niet bang voor systemen (ervaring met MICE Operations is mooi meegenomen, maar leren kan ook)
- Stressbestendig, oplossingsgericht en een echte teamplayer
- Beschikbaar voor 24 tot 32 uur per week
- In de buurt van Den Haag én klaar voor een rol waar geen dag hetzelfde is
DIT KRIJG JE VAN ONS
- Een contract voor 18 of 24 uur per week
- Start per direct
- Werken op kantoor bij de leukste plek van Den Haag (ja, boven de karaoke)
- Marktconform salaris
- 25 vakantiedagen (bij fulltime)
- Gezellige borrels, karaoke-nights en de kans om écht mee te bouwen aan een groeiend concept
- Korte lijnen, hecht team, veel verantwoordelijkheid
Soort dienstverband: Fulltime, Parttime, Uitzicht op vast, Vaste baan
Salaris: €2.400,00 - €2.950,00 per maand
Werklocatie: Fysiek