Recordmanager/ Informatiespecialist

Recordmanager / Informatiespecialist (24-26 uur per week)

Functie;

Vind jij het een uitdaging om het (digitale) archief op orde te krijgen en te houden? En bewaak en verbeter je graag de kwaliteit van het proces van documenteren en archiveren binnen de organisatie? Ga dan bij ons aan de slag!

De komende jaren zetten we ons als gemeente in op het verder optimaliseren en op orde houden van de informatiehuishouding en het archief. Het proces van documenteren en archiveren begint steeds vaker in het primaire proces waar informatie wordt ontvangen en verwerkt. Daarnaast breidt het takenpakket van Recordmanagement zich uit door nieuwe projecten, wetgeving en onze eigen ambitie om de komende jaren het digitale informatiebeheer nóg beter beheersbaar te maken.

Je bent in jouw functie als recordmanager/informatiespecialist een van de vertrouwde gezichten voor de organisatie en de informatieketen met betrekking tot het goed op orde houden van het digitale archief. Je bent verantwoordelijk voor jouw specifieke aandachtsgebieden. We verkennen samen welke het beste bij jou passen, zodat je optimaal jouw specialisme verder kunt ontwikkelen.

Samen met de collega’s van Recordmanagement vertaal je technische en vakspecifieke onderwerpen naar begrijpelijke adviezen voor afdelingen en proceseigenaren in het primaire proces. Ook werk je samen met de collega’s van onder andere Functioneel Beheer en Informatiemanagement in projecten. Je bewaakt hierbij de wettelijke kaders, regelgeving en (interne) richtlijnen met betrekking tot de informatievoorziening, zonder het belang van de interne klant uit het oog te verliezen.

Samen met je collega’s begeleid en ondersteun je de transitie naar digitale dienstverlening en geef je uitvoering aan het informatie(beveiligings)beleid. Als informatiespecialist werk je dus samen naar het doel om het digitale archiefbeheer blijvend overzichtelijk, kwalitatief op orde en beheersbaar te maken.

Wat ga je doen?

• Je werkt samen met je collega’s aan het uitvoeren van verbeteracties voor het informatiebeheer aan de hand van het verbeterplan voor het archief- en informatiebeheer van de gemeente;
• Je voert kwaliteitscontroles uit en bewaakt de kwaliteit van zaakregistraties in het zaaksysteem en in (nieuwe) procesapplicaties;
• Je adviseert en werkt mee in projecten om de kwaliteit van het proces van documenteren en archiveren te bewaken en te verbeteren binnen de organisatie. Onder andere bij nieuwe wetgeving zoals de omgevingswet en de Woo en bij de inrichting van nieuwe procesapplicaties;
• Samen met collega’s van Functioneel Beheer, Informatiemanagement en ICT werk je aan de optimalisatie van het informatie- en archiveringsproces in brede zin vanuit jouw expertise en bevindingen;
• Je werkt aan het bijhouden van het digitale (en deels papieren) archiefbeheer. Denk daarbij aan het opstellen van vernietigingslijsten, dossiervorming, het verzorgen en bewaken van de ontsluiting van digitale documenten en dossiers.

Waar kom je te werken?

De gemeente Wijdemeren, gevestigd in Loosdrecht, ligt in een prachtige waterrijke en groene omgeving, tussen Amsterdam en Utrecht.

Met een team van ruim 200 collega's werken we samen aan een fijne, duurzame leefomgeving waar wonen, werken en recreëren hand in hand gaan. Dankzij de centrale ligging zijn de grote steden goed bereikbaar, terwijl je werkt in een rustige en natuurlijke omgeving.

Je komt te werken binnen team ICT en facilitaire dienstverlening. Recordmanagement is een cluster binnen dit team. Het team staat voor een professionele inventieve dienstverlening op het gebied van procesondersteuning, informatievoorziening en informatietechnologie.

Wat bieden wij?

• Een leuke en veelzijdige functie in een dynamische omgeving voor 24 – 36 uur per week;
• Een jaarcontract bij de gemeente Wijdemeren/ Hilversum met de intentie dit te verlengen voor onbepaalde tijd;
• Inschaling in schaal 7 cao Gemeenten (bruto maandsalaris tussen de € 2.754 en € 3.908, - op basis van een 36-urige werkweek);
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto salaris;
• Een laptop en mobiele telefoon;
• Veel ruime voor ontwikkeling en de mogelijkheid om opleidingen te volgen via de digitale Wijdemeren Academie’;
• Een goede balans tussen privé en werk. Wij werken in hybride vorm, wat betekent dat je in overleg zowel op kantoor als op een andere plek/thuis kan werken;
• Een goede reiskostenvergoeding en een thuiswerkvergoeding;
• Natuurlijk krijg je er ook ontzettend leuke collega’s bij om mee samen te werken!

Wat vragen we?

Je hebt een passie voor het op orde krijgen en houden van informatie door mensen daarin te adviseren en te ondersteunen. Je bent gericht op het behalen van resultaten en doelstellingen zonder daarbij de kwaliteit uit het oog te verliezen. Je bent ook zelfstandig en efficiënt in je werk. Bovendien weet je collega’s te betrekken bij het signaleren van nieuwe taken of verbeterkansen.

Verder heb je;

• Een afgeronde relevante opleiding op minimaal mbo 4-niveau;
• Minimaal een jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van digitaal informatie-/archiefbeheer;
• Aantoonbare werkervaring met het werken volgens een zaaktypecatalogus bij een gemeente (zaakgericht werken).
• Aantoonbare werkervaring met de uitvoering van de Archiefwet.

Wie zijn wij?

Gemeente Wijdemeren bestaat uit zes schilderachtige dorpen: Loosdrecht, Kortenhoef, 's-Graveland, Ankeveen, Breukeleveen en Nederhorst den Berg. Samen vormen deze dorpen een betoverend geheel met een rijke natuurlijke omgeving en meer dan 24.000 inwoners. Loosdrecht, met zijn uitgestrekte plassen, is perfect voor watersport en recreatie, terwijl Kortenhoef en 's-Graveland opvallen door hun historische charme en groene omgeving. Ankeveen, Breukeleveen en Nederhorst den Berg bieden een rustige, landelijke sfeer die bijdraagt aan de unieke aantrekkingskracht van Wijdemeren.

Vanaf 1 januari 2026 staat een grote verandering op stapel: Wijdemeren zal fuseren met de gemeente Hilversum. Deze fusie biedt de kans om onderdeel te worden van een grotere, dynamische organisatie die de kracht van stedelijk Hilversum combineert met de rust van Wijdemeren. Je krijgt de mogelijkheid om mee te bouwen aan een veelzijdige gemeente die zowel stedelijke uitdagingen als landelijke charme in zich heeft.

Met de fusie in het vooruitzicht bieden wij volop kansen voor persoonlijke groei en professionele ontwikkeling. Belangrijke eigenschappen die wij waarderen zijn: eigenaarschap, eigentijds en vernieuwend, inclusief, benaderbaar en professioneel. Deze waarden vormen de basis van onze cultuur en werkomgeving, en ondersteunen jouw bijdrage aan onze gezamenlijke doelen. Sluit je bij ons aan en ervaar de unieke combinatie van landelijke rust en stedelijke dynamiek in een bloeiende gemeenschap.

Ben je enthousiast geworden?

Wij nemen graag de tijd voor je. Onder het genot van een (digitaal) kopje koffie of tijdens een korte rondleiding vertellen wij je graag meer over deze boeiende functie. Neem gerust contact op met Jos Lindhout, Afdelingsmanager Bedrijfsvoering a.i., telefoonnummer 06-11565356 .

Of wil je eerst nog meer weten? Voor informatie over het sollicitatieproces neem je contact op met Victoria de Geest, Corporate Recruiter gemeente Wijdemeren, telefoonnummer 06 25 32 48 84.

Deze vacature wordt tegelijkertijd voor interne en externe kandidaten opengesteld. Interne kandidaten hebben daarbij voorrang.

Indien een geschikte kandidaat zich aanmeldt, wordt er direct een gesprek ingepland. Bij een aangenomen kandidaat gaat de vacature dan direct offline.

Acquisitie n.a.v. deze vacature stellen wij niet op prijs!