- Aanleiding: Door de groei van de organisatie is er behoefte aan een Adviseur Informatiebeheer die de teams van de uitvoeringsorganisatie Infrastructuur & Energie helpt met praktisch en efficiënt informatiemanagement.
- Bedoeling: De Adviseur Informatiebeheer zorgt dat informatie volgens de geldende regels én wensen van het team optimaal wordt verwerkt en beheerd, en draagt bij aan continue verbetering van IT en informatiebeheer.
- Persoonlijkheid x vaardigheid: Een proactieve, hands-on adviseur met uitstekende communicatieve vaardigheden, oog voor detail en een scherp gevoel voor werkprocessen binnen infrastructurele en energieprojecten.
De organisatie werkt in opdracht van de gemeente aan complexe, risicovolle infrastructurele en energievraagstukken in de regio Amsterdam. Zij bestaat uit verschillende clusters en stadsdelen die gezamenlijk zorgen voor beleidsontwikkeling, projectuitvoering en directe ondersteuning van bewoners en stakeholders. De organisatie is nog jong en volop aan het groeien.
Adviseur Informatiebeheer Infrastructuur en Energie
De Adviseur Informatiebeheer adviseert en ondersteunt de teams van de uitvoeringsorganisatie Infrastructuur & Energie bij alle aspecten van informatiemanagement rondom hun projecten. Dit omvat zowel advisering over processen en systemen als hands-on uitvoering van het informatiebeheer. Ook brengt de Adviseur nieuwe informatiebehoeften in kaart en realiseert passende oplossingen vanuit de werkprocessen.
Werkzaamheden
- Controleren en vormgeven van digitale dossiers in overleg met collega-informatieadviseurs, de projectleider Informatiebeheer en inhoudelijk verantwoordelijken;
- Fungeren als vraagbaak en eerste aanspreekpunt op het gebied van informatiemanagement (technologie, beveiliging en beheer);
- Training van nieuwe teamleden in het juist opslaan en registreren van documentatie (on-the-job of klassikaal);
- Beschrijven van afdelingsspecifieke werkafspraken binnen het informatiebeheerplan;
- Motiveren van medewerkers voor goed informatiemanagement;
- Ondersteunen en adviseren van managers en projectleiders bij informatiebeheer;
- Vertalen van beleidsdocumentatie naar praktische werkwijzen per afdeling;
- Rapporteren over de voortgang aan de projectmanager, manager ICT/DIV en projectleider Informatiebeheer;
- Intensieve samenwerking met andere informatieadviseurs.
- De functie betreft 32 - 36 uur per week.
Let op: Dit zijn harde eisen voor de opdrachtgever
- In het bezit van een erkend hbo-diploma.
- Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met implementatie en gebruik van digitale documentmanagementsystemen.
- Minimaal 2 jaar ervaring in het informatiebeheer (documentbeheer) van programma’s/projecten.
- Beschikt over een mobiele telefoon en laptop (USB-C met Alt-Display-mode).
- Kennis van archiefrichtlijnen en relevante wetgeving binnen informatiebeheer en toepassen hiervan in projecten.
Wensen
- Ervaring in een informatiemanagementrol binnen infrastructurele/energieprojecten met een aanbestedingswaarde > € 10 miljoen.
- Praktijkervaring met informatiemanagement volgens IPM, Prince2 of AgilePM.
- Ervaring met implementatie en beheer van IT-tools in uitvoeringsprojecten.
- Ervaring met implementatie en ondersteuning van het gebruik van documentmanagementsystemen, met name Decos Join of MS SharePoint.
Competenties
- Omgevingsbewustzijn
- Samenwerken
- Relatiebeheer
- Initiatief
- Resultaatgerichtheid
- Overtuigingskracht
Aanleveren
Let op: Onderstaande punten zijn vereist
- Op de opdracht afgestemd cv opgesteld in het Nederlands, format Word, max. 5 A4tjes;
- Geef een korte motivatie voor deze opdracht (max. 1 A4tje);
- 1 referenties met contactgegevens (In geval van een intakegesprek worden deze soms geraadpleegd door de opdrachtgever);
- Indicatie uurtarief.
Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient jouw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in je cv te zijn opgenomen.
