Management assistent

Als management assistent binnen het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) werk jij voor een werkgever met een groot maatschappelijk belang. In deze rol ben jij verantwoordelijk voor de secretarieel-administratieve ondersteuning van de plaatsvervangend directeur-generaal (pDG) van Het directoraat-generaal Luchtvaart en Maritieme Zaken (DGLM). Vind je het leuk om in een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving te werken?Lees dan snel verder!

Hoe jij bijdraagt in je rol

Als management assistent van de plaatsvervangend directeur-generaal (pDG) ontzorg je haar op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, zodat onze pDG zich volledig op het bestuur kan richten en haar werk zo effectief mogelijk kan doen. Je werkt primair voor de pDG en vervult ook een rol als achtervang voor het secretariaat van de DG.

Bij jou komt veel ambtelijke, bestuurlijke en politieke informatie samen en jij filtert deze (vertrouwelijke) informatie zo snel mogelijk. In deze functie werk je zelfstandig, maar heb je ook veel contact met andere onderdelen binnen het Directoraat-Generaal, zoals de secretariaten van de directies, het stafbureau en beleidsmedewerkers. Daarnaast werk je samen met het secretariaat van de DG.

Jouw werk bestaat uit de volgende taken:

• je houdt je bezig met complex agendabeheer en de prioritering en afhandeling van e-mails
• je zorgt ervoor dat de pDG goed voorbereid naar overleggen gaat met de juiste informatie en dossiers. Daarbij zorg je ervoor dat annotaties op tijd zijn verzorgd
• je organiseert fysieke en digitale bijeenkomsten waarbij alles is geregeld, zoals catering en de locatie
• je boekt (internationale) dienstreizen via Travelpoint en regelt het vervoer
• je plaatst en accordeert stukken in het stukkenstroomsysteem CM

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Jij houdt ervan om gestructureerd te werken. Je plant graag, vindt het leuk als je werk ad-hoc werkzaamheden bevat en stelt daarom graag prioriteiten zodat je snel kunt schakelen. Het regelen heb je echt in de vingers en je haalt voldoening uit het onzorgen van de pDG. Een mooi aspect van jouw functie is dat je inzicht krijgt in de politiek-bestuurlijke top van het ministerie.

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct.

Heb je nog wat inhoudelijke vragen over deze functie? Neem dan gerust contact op met Laura Heins, DG-secretaris, via 06-15345072. Zij staat je graag te woord.

Kennis en ervaring:-

• je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als management assistent of directiesecretaresse bijv. ter ondersteuning van een directeur
• je hebt ervaring met een politiek-bestuurlijke omgeving en interne administratieve en bedrijfsvoeringsregels en procedures
• je kunt goed overweg met programma’s zoals Outlook, Excel en Word
• je werkt accuraat en kunt uitstekend plannen en organiseren

Jij bent iemand die goed kan samenwerken. Je bent flexibel, stressbestendig en communicatief vaardig. Bovendien ben je proactief en denk je in oplossingen en mogelijkheden. Je hebt er geen moeite mee om in deze rol anderen te herinneren aan hun verantwoordelijkheden en hen aan te spreken op afspraken en deadlines wanneer dat nodig is. Als je ervaring hebt met documentmanagementsystemen, is dat een pre.

• Salarisniveau schaal 8
• Maandsalaris Min €3.246 – Max. €4.340 (bruto)
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• Contractduur 12 maanden
• Minimaal aantal uren per week 32
• Maximaal aantal uren per week 36

Wat kan en mag je verwachten als je gaat werken bij 1 van de grootste werkgevers van Nederland? Veelzijdig werk en heel diverse banen en de belofte dat jij meewerkt aan een beter Nederland. Je mag je welkom voelen binnen een unieke mix aan collega's. Natuurlijk kun je óók rekenen op goede arbeidsvoorwaarden:

• 144 vakantie-uren per jaar o.b.v. 36 uur
• mobiele telefoon en laptop
• hybride werken met een thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag
• € 750,- voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning
• 100% OV-vergoeding met de 2e klas mobiliteitskaart, ook voor OV-fiets en Greenwheels
• fietsreiskostenvergoeding van € 0,21 per kilometer
• elke 5 jaar € 500,- om fiets(accessoires) aan te schaffen of de mogelijkheid om een fiets te leasen
• voor je elektrische fiets kun je elke 3 jaar € 300,- gebruiken voor een nieuwe accu
• een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50 % van je salaris (minimaal € 440,- per maand bij een volledige werkweek van 36 uur)
• de mogelijkheid om via het IKB je studieschuld af te lossen
• trainingen, cursussen, opleidingen: van persoonlijk leiderschap tot certificeringen op je vakgebied
• verlofregelingen per situatie, zoals zorgverlof, ouderschapsverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof
• sportdagen met collega’s en een gezonde keuze in het bedrijfsrestaurant

• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• op de motivatiebrief letten we op je motivatie, schrijfvaardigheid en de toelichting op de competenties
• we streven er naar om de eerste selectieronde te laten plaatsvinden in de week van 16 juni
• om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
• het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, maar dit doen we altijd in overleg met jou
• het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces