Managementassistent programma Directeur-Generaal

Sta jij bekend om jouw excellente dienstverlening? Haal jij energie uit orde aanbrengen, organiseren en het bewaken van de voortgang? En zit het werken binnen een dynamisch politiek-bestuurlijke omgeving in jouw DNA? Dan kom je als managementassistent bij onze directie Bestuursondersteuning helemaal tot je recht. Vanuit deze directie ga je de programma Directeur-Generaal (DG) Werk aan Uitvoering (WaU) ondersteunen. Onder WaU vallen twee programmadirecties; Werk aan Uitvoering (WaU) en Vereenvoudiging Inkomensondersteuning Mensen (VIM). Het doel van deze overheidsbrede programma’s is om de publieke dienstverlening aan mensen en bedrijven te verbeteren en om tot een eenvoudigere regelgeving te komen. Daarnaast valt de directie voor de Wet Toelating Terbeschikkingstelling van Arbeidskrachten (WTTA) ook onder het DG.

Wat ga je doen?

De DG is een bestuurder die op hoog niveau opereert. Ze heeft een complexe agenda, die continu onder druk staat. Complex, omdat er niet alleen interne maar ook veel externe afspraken ingepland moeten worden. Aan jou de taak om dat in gezamenlijkheid met de andere organisaties voor elkaar te krijgen. Het vraagt flexibiliteit in jouw beschikbaarheid omdat de situatie daar soms nou eenmaal om vraagt. Je werkt in een zeer dynamische en politiekgevoelige omgeving en zit dus heel dicht op de politieke besluitvorming. Dat is precies wat jouw functie zo interessant en uniek maakt. Mooie bijkomstigheid is daarnaast, dat je in een hecht en sterk team terecht komt, dat altijd positief en enthousiast is.

Een prettige werkomgeving

Een prettige werkomgeving staat bij ons hoog in het vaandel. Je krijgt volop de ruimte om je inhoudelijke meerwaarde te laten zien, ideeën aan te dragen en je kennis te delen. Dit bevordert niet alleen de samenwerking op de werkvloer en DG-breed maar zorgt ook voor de doorontwikkeling en verbetering van onze dienstverlening.

Door interesse te tonen in de onderwerpen binnen het programma DG leer je snel goed te prioriteren en weet je wie je voor welk onderwerp nodig hebt. Als ervaren managementassistent zet je net dat stapje extra, en denk je mee én vooruit. Ook bouw je een goede verstandhouding op met de leden van de Bestuursraad en je collega managementassistenten. Dat maakt dat jullie elkaar bij afwezigheid kunnen vervangen. Na verloop van tijd heb je aan een half woord genoeg en haal je nog meer voldoening en plezier uit je werk.

Een greep uit jouw takenpakket:

• samen met je collega managementassistent beheer en bewaak je de complexe agenda en de mailbox van de DG, plus de gezamenlijke mailbox van het secretariaat;
• je maakt en plant (complexe) afspraken, signaleert eventuele knelpunten en lost deze op;
• als organisator pur-sang plan je vergaderingen en bijeenkomsten, meld je bezoekers aan en regel je de locaties en catering;
• je zorgt voor een tijdige en klantvriendelijke afhandeling van vraagstukken via telefoontjes;
• je verzamelt vergaderstukken, zet de voorbereidingen uit bij de portefeuillehouder en zet de dossiers compleet en klaar in iBabs.

Wij zijn op zoek naar een stressbestendige en positief ingestelde collega, in het bezit van uitstekende organisatorische, sociale en communicatieve vaardigheden. Je manier van communiceren weet je aan te passen aan de doelgroep waarmee je in contact bent. Vanuit jouw proactieve instelling vind je het leuk om, samen met je collega’s, mee te denken over processen en procedures. En vanuit jouw integriteit weet je goed om te gaan met vertrouwelijke informatie, zonder daarbij de afbreukrisico’s uit het oog te verliezen. Nauwkeurigheid vind je belangrijk en je denkt graag in oplossingen in plaats van in problemen.

Om goed invulling te geven aan deze uitdagende functie, beschik je daarnaast over:

• minimaal een mbo 4-diploma, in een secretariële richting, aangevuld met bij voorkeur minimaal vijf jaar ervaring met het intensief ondersteunen van een bestuurder;
• gedegen ervaring met zeer complex agendabeheer, met zowel in- als externe stakeholders;
• kennis van (digitale) systemen en programma’s zoals Microsoft Office, iBabs, DigiDoc en, DigiInkoop, of het vermogen om je één en ander snel eigen te maken;
• een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• het gevoel om op de juiste manier met politiekgevoelige informatie en uiteenlopende persoonlijkheden - waaronder veel hoogwaardigheidsbekleders - om te gaan.

Wij staan voor gelijkwaardige kansen op de arbeidsmarkt. Om te voorkomen dat onze onbewuste associaties bij een kandidaat onbedoeld een selectiebeslissing kleuren, proberen we het proces zo veel mogelijk te objectiveren. Daarom moedigen wij je aan om je ervaring, kennis en competenties te benadrukken in je cv en motivatiebrief, aan de hand van de functie-eisen.

• Salarisniveau schaal 8
• Maandsalaris Min €3.246 – Max. €4.340 (bruto)
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur 12 maanden
• Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

• Onderdeel van de procedure is een veiligheidsonderzoek A, door de AIVD. Een verklaring van geen bezwaar is een voorwaarde voor indiensttreding.
• Let op: zet geen bijzondere persoonsgegevens in je cv en sollicitatiebrief (voor meer informatie, zie: Wat zijn persoonsgegevens? | Autoriteit Persoonsgegevens).
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, twee selectiegesprekken, waaronder één met de bestuurder, en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Inschaling vindt plaats op basis van opleiding en werkervaring.
• De functie vraagt om 36 uur per week inzetbaarheid.
• Zeker wanneer je bestuurder aanwezig is, is het fijn als jij ook op kantoor bent. In overleg (met je bestuurder en je naaste collega) is thuiswerken echter ook mogelijk.

Wat bieden wij jou nog meer?

• Een prettige, open werksfeer met veel aandacht voor het individu.
• Een mooie werkomgeving, op een paar minuten afstand van Den Haag Centraal Station en een kantine gericht op gezonde voeding.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, bijvoorbeeld in de vorm van diverse opleidingsmogelijkheden.
• Oog voor een goede werk-privé balans; je werktijden/dagen stem je in goed onderling overleg met je naaste collega’s af.
• De mogelijkheid tot hybride werken (het percentage dat je vanuit huis, dan wel op kantoor werkt kan echter per functie/afdeling verschillen).
• Een vergoeding om thuis een prettige werkplek in te richten, conform de CAO Rijk.

Tip!! Download deze vacaturetekst, inclusief de gegevens van de vacaturehouder, voordat de vacature sluit. Hierna zijn deze gegevens online nl. niet meer zichtbaar.