Functieomschrijving
De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Regulier Verblijf en Nederlanderschap (RVN) één vacature voor de functie van Managementondersteuner (FGR: Managementondersteuner S6). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.
De afdeling
Het MT BIS bestaat uit vijf operationeel managers, een tactisch manager en een MT-secretaris, een vakkundig en betrokken Management Team. Als managementondersteuner werk je ook nauw samen met het MT BIS en de operationele managers in het bijzonder om deze in de volle breedte te ontzorgen.
Veel van de experts binnen BIS voelen zich als een vis in het water op het snijvlak van business en informatievoorziening. Zo zorgen zij er met hun inzet bijvoorbeeld voor dat de IV-ontwikkeling aansluit bij de behoefte van de klant, en dat nieuwe applicaties, maar ook nieuw beleid op een goede en uniforme manier in de organisatie wordt toegepast. Wat hen bindt is dat zij werken vanuit een integrale blik op de organisatie om zo die maximale toegevoegde waarde voor de interne én externe klant te helpen leveren.
Wat ga je doen?
Je draagt samen met je collega managementondersteuner zorg voor een vakbekwame en effectieve ondersteuning van de operationeel managers van BIS. Daarnaast werk je regelmatig samen met de verschillende managementondersteuners binnen jouw directie en binnen de IND.
Als managementondersteuner vorm je als het ware de ‘toegangspoort’ tot de operationeel managers voor de interne organisatie en partijen buiten de IND. Je beheert de agenda (in Outlook, vaak in combinatie met Webex en MS Teams) van de MT-leden en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Daarnaast kan het voorkomen dat je de mailbox van de MT-leden beheert.
Je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie en beschikt over vaardigheden in het behandelen van vertrouwelijke informatie en gegevens. Je weet informatie en in- en uitgaande post op urgentie in te schatten.
Als het nodig is zet je in overleg met de MT-secretaris de stukken voor de overleggen van de MT-leden klaar in het administratieve systeem (iBabs) of via een andere vorm van digitale vergadervoorbereiding. Je voert documenten in het digitale postsysteem (Digi-just) op en bewaakt de voortgang van de documentenstroom. Je ondersteunt de MT-leden op het gebied van financiële administratie (Leonardo en Topdesk) en organiseert interne en externe locaties voor bijeenkomsten (via Meeting Select).
Je denkt proactief mee in verbetering van de administratieve processen, toont initiatief en hebt een dienstverlenende houding.
De voornaamste elementen in jouw rol zijn:
- In een ondersteunde rol om te zorgen dat MT-leden hun taken goed kunnen uitvoeren;
- In een anticiperende rol om te zorgen dat de administratieve processen op orde zijn;
- In een proactieve en collegiale rol om de ondersteuning een geoliede machine te laten zijn.
Het leukste aan deze functie is dat je MT-leden zelfstandig ondersteunt en daarnaast intensief samenwerkt met je directe collega managementondersteuner.
Daarom zijn we op zoek naar een echte teamplayer die ook zelfstandig goed uit de voeten kan.
Functie-eisen
Je bent een proactieve ondersteuner die graag bijdraagt aan de verdere professionalisering van het organisatieonderdeel BIS. Je bent flexibel, collegiaal en een echte teamspeler. Je reflecteert kritisch op je eigen functioneren, staat open voor feedback en bent bereid jezelf verder te ontwikkelen. Je leert snel nieuwe systemen en procedures aan en kunt zelfstandig en adequaat werken in een hybride setting. Tot slot ben je bekend met de inrichting en werkwijze van de IND of in staat deze snel eigen te maken, en beschik je over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, wat duidelijk zichtbaar mag zijn in jouw motivatiebrief.
Herken jij jezelf hierin?
- Minimaal MBO-werk- en -denkniveau;
- Bij voorkeur een secretariële opleiding;
- Je hebt minstens één jaar werkervaring als managementondersteuner of directiesecretaresse;
- Je kunt goed overweg met digitale programma’s zoals MS Office, Webex, iBabs, Digijust en Leonardo;
- Ervaring bij de Rijksoverheid of in een grote en complexe organisatie is een pluspunt.
Competenties
- Klantgerichtheid
- Plannen en organiseren
- Flexibiliteit
- Samenwerken
- Zelfstandig
- Nauwkeurigheid
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 6
- Maandsalaris Min €2.866 – Max. €3.564 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
- Maximaal aantal uren per week 36
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Bijzonderheden
Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.
Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Meer over de functiegroep Managementondersteuner
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid
Meer over jouw toekomstige afdeling
De directie RVN beslist over aanvragen voor regulier verblijf in Nederland, bijvoorbeeld vanwege opleiding, werk of huwelijk, en over verzoeken tot het verkrijgen van Nederlanderschap. In ons werk staat de klant centraal, met als uitgangspunt: de klant krijgt de aandacht die hij nodig heeft. Om dit goed te kunnen doen, is de directie verdeeld in vijf klantgroepen: EU en Internationaal, Familie & Gezin, Naturalisatie, Verlengingen en een superklantgroep Zakelijk (Arbeid, Kennis & Talent, Studie & Uitwisseling). RVN bestaat uit circa 40 teams verspreid over de locaties Den Bosch, Den Haag en Zwolle. Ten behoeve van de klant worden beslissingen snel, helder en juridisch juist genomen. Doel is dat elke klant op elk moment de juiste verblijfstitel heeft. Uitgangspunt is daarbij modern Migratiebeleid waarin de klant snel een antwoord krijgt en er veel aandacht is voor de handhaving na vergunningverlening. Behalve de vijf klantgroepen is per 1 mei 2021 binnen de directie RVN ook een afdeling BIS (Business Innovation & Support) ondergebracht met een organisatie-brede opdracht. Deze afdeling is onder meer verantwoordelijk voor innovatie, projectmanagement en het versterken van de aansluiting van de business op IV ten aanzien van zowel ontwikkeling als beheer.
De directie zet al enkele jaren in op digitalisering en automatisering van procedures en de daarvoor benodigde gegevensuitwisseling met andere instanties. De focus verschuift daarbij van het beoordelen van alle individuele voorwaarden van een aanvraag naar het beoordelen van die gegevens die afwijken van wat nodig zou zijn en het wegen of dat tot vergunning verlening.
Business Innovation & Support (BIS)
Je komt te werken bij de afdeling BIS, een afdeling die werkzaam is in de ondersteuning van alle directies van de IND op het gebied van vernieuwing, verbetering en beheer. De afdeling bestaat uit vijf teams:
- Het team innovatie en ontwikkeling bestaat uit product owners en innovatiemanagers;
- Het tweede team is verantwoordelijk voor het functioneel beheer;
- Het derde team werkt aan standaardisatie;
- Het vierde team bestaat uit projectmanager en adviseurs;
- Het vijfde team bestaat uit implementatiecoördinatoren en coördinatoren borgen en beheer.
Veel van de experts binnen BIS voelen zich als een vis in het water op het snijvlak van business en informatievoorziening. Zo zorgen zij er met hun inzet bijvoorbeeld voor dat de IV-ontwikkeling aansluit bij de behoefte van de klant, en dat nieuwe applicaties, maar ook nieuw beleid op een goede en uniforme manier in de organisatie wordt toegepast. Wat hen bindt is dat zij werken vanuit een integrale blik op de organisatie om zo die maximale toegevoegde waarde voor de interne én externe klant te helpen leveren.
Immigratie- en Naturalisatiedienst
Een vluchteling die niet veilig is in eigen land. Een ingenieur die zijn kennis in Nederland in de praktijk komt brengen. En een gezin dat elkaar na jaren weer in de armen kan sluiten. Wat ze met elkaar gemeen hebben? De IND beoordeelt hun verzoeken om in Nederland te mogen wonen of Nederlander te willen worden.
De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen.
De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers!
