Project- en Contractbeheerder

Jij & Sanquin

In Nederland doneren honderdduizenden mensen bloed bij Sanquin: de Nederlandse bloedbank en hét instituut voor kennis en innovatie op gebied van bloed. Die donaties worden getest, onderzocht verwerkt, en vinden uiteindelijk hun weg naar duizenden patiënten. Wil jij ook werk doen dat er écht toedoet? Word dan Project- en Contractbeheerder bij ons.Als Project- en Contractbeheerder ben je een onmisbare schakel in de ondersteuning van onze commerciële en operationele processen. Je bent verantwoordelijk voor het beheren en coördineren van contracten, het ondersteunen van klinische studieprojecten en het organiseren van administratieve processen rondom offertes en klantafspraken.

In deze veelzijdige rol zorg je voor overzicht en structuur in het contractproces: je beheert contractdocumentatie, bewaakt looptijden en coördineert het interne goedkeuringsproces. Je signaleert knelpunten en draagt actief bij aan verbetering en naleving van afspraken.

Daarnaast speel je een belangrijke rol in de uitvoering van klinische studies waarvoor Sanquin Diagnostiek bepalingen uitvoert in opdracht van externe klanten. Je vertaalt klantwensen en protocollen naar interne werkwijzen, stemt af met laboratoria en bewaakt de voortgang en kwaliteit van de projectuitvoering. Je bent hierin zowel organisator als procesbewaker en schakelt makkelijk tussen interne en externe betrokkenen.

Tot slot ondersteun je het commerciële team met actuele en gestructureerde informatievoorziening. Je organiseert de administratieve afhandeling van offertes en contracten, houdt klant- en bedrijfsinformatie actueel en ondersteunt bij logistieke en organisatorische zaken zoals bijeenkomsten en rapportages.

Je bent analytisch, nauwkeurig en communicatief sterk. Je werkt graag samen, denkt in oplossingen en hebt oog voor procesoptimalisatie en kwaliteit.

1. Contractbeheer

Doel: Zorgdragen voor het overzichtelijk en actueel beheren van contracten en bijbehorende informatie.

Kernactiviteiten:

• Uitvoeren van administratieve en beheersmatige taken binnen het contractproces;
• Registreren, ordenen en actueel houden van contractdocumentatie in het Document Management Systeem (DMS);
• Bewaken van looptijden, opzegtermijnen en verlengingsdata;
• Coördineren van het interne goedkeuringsproces van contracten;
• Signaleren van onvolledigheden of knelpunten in contractafhandeling en opvolging daarvan.

2. Projectondersteuning en -uitvoering (klinische studies)

Doel: Beheren en coördineren van projecten rondom klinische studies, waarbij Sanquin Diagnostiek bepalingen uitvoert in opdracht van externe klanten (zoals farmaceuten, CRO’s of academische instellingen).

Kernactiviteiten:

• Coördineren van de interne uitvoering van bepalingen binnen klinische studies, conform afspraken met de klant;
• Monitoren van klantwensen en studieprotocollen naar interne procedures en planningen;
• Afstemmen met laboratoria, accountmanagement, kwaliteitsfunctionarissen en andere betrokken interne disciplines;
• Bewaken van tijdslijnen, compliance, deliverables en projectbudgetten;
• Registreren en rapporteren van voortgang, afwijkingen en bijzonderheden aan betrokkenen (intern en extern);
• Ondersteunen monitoring en afronding van studies, inclusief documentatiebeheer en overdracht;
• Ondersteunen van interne en sponsor audits en de opvolging van bevindingen.

3. Commerciële en administratieve ondersteuning

Doel: Ondersteunen van de commerciële en operationele processen met actuele en gestructureerde informatievoorziening.

Kernactiviteiten:

- Organiseren van administratieve orde in het offerte- en contractproces;
- Verzamelen, invoeren en actueel houden van bedrijfsvoering informatie (klant-, leveranciers- of contractgegevens);

• Ondersteunen bij het voorbereiden van offertes, contracten en rapportages;
• Organiseren van de logistieke uitvoering van interne of externe bijeenkomsten en evenementen;
• Verrichten van overige ondersteunende werkzaamheden binnen het bestek van de functie.

Functie-eisen

Je beschikt over een afgeronde mbo 4-opleiding, bij voorkeur in een administratieve, secretariële, commerciële of zorg gerelateerde richting (zoals Office Management, Juridisch Administratief Dienstverlener, Commercieel Medewerker, Managementassistent of vergelijkbaar).

Een hbo-opleiding in een relevante richting (zoals Bedrijfskunde, Commerciële Economie, Life Sciences of Health Care Management) is een pre, maar geen vereiste.

Je hebt bij voorkeur enkele jaren ervaring in een ondersteunende of coördinerende rol op het gebied van contractbeheer, projectondersteuning of administratieve processen.

Affiniteit met of ervaring in een zorg-, onderzoeks- of laboratoriumomgeving is een pluspunt.

Je bent vaardig in het werken met digitale systemen, bij voorkeur met documentmanagementsystemen (DMS) en CRM- of ERP-software.

Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Benodigde competenties

1. Nauwkeurigheid en oog voor detail: Je werkt zorgvuldig en bent alert op de juistheid en volledigheid van gegevens. Bij het beheren van contracten, documenten en projectinformatie voorkom je fouten en bewaak je de kwaliteit;
2. Plannen en organiseren: Je bent goed in het structureren van je werk en het stellen van prioriteiten. Je weet overzicht te houden in meerdere lopende taken en projecten, en stemt tijdig af met externe klanten en project parters/stakeholders. betrokkenen;
3. Communicatieve vaardigheden: Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk. Je schakelt makkelijk tussen interne collega’s (zoals laboratoria, accountmanagement en juridisch) en externe klanten of projectpartners;
4. Samenwerken: Je werkt graag samen en bent een verbindende schakel tussen verschillende afdelingen. Je kunt goed functioneren in een ondersteunende en coördinerende rol en draagt actief bij aan een soepel lopend proces;
5. Klantgerichtheid: Je begrijpt het belang van goede dienstverlening, zowel richting interne afdelingen als externe klanten (zoals bij klinische studies). Je handelt proactief, denkt mee en levert betrouwbare ondersteuning;
6. Zelfstandigheid en initiatief: Je neemt verantwoordelijkheid voor je taken en weet zelfstandig zaken op te pakken. Je signaleert knelpunten in processen en komt met praktische verbetervoorstellen;
7. Systeemgericht werken: Je bent digitaal vaardig en werkt gestructureerd met systemen (zoals DMS, CRM, contractbeheertools). Je vindt het prettig om in een administratieve of systeemgerichte rol te werken;
8. Flexibiliteit: Je kunt goed schakelen tussen verschillende soorten werkzaamheden (administratief, projectmatig, organisatorisch) en past je makkelijk aan veranderende omstandigheden aan.

Wat heeft Sanquin jou te bieden

Sanquin voert zowel wettelijke taken uit als commerciële activiteiten en werkt hiervoor samen met veel verschillende partners. Dit zorgt voor een dynamische werkomgeving met een grote diversiteit aan werkzaamheden rondom gegevensverwerking. Daarnaast bieden we je het volgende aan:

• Marktconform salaris (FWG schaal 45, deze loopt van een bruto maandsalaris van €2728 tot € 3908 op basis van 36 uur) op basis van ervaring;
• 8,33% eindejaarsuitkering en 8,33% vakantiegeld, flexibel opneembaar;
• 201 verlofuren bij een fulltime (36 uur) dienstverband, waarvan 7 vakantiedagen onderdeel zijn van jouw individueel keuzebudget;
• Een ruime reisvergoeding in kosten, tegemoetkoming vanaf de eerste kilometer;
• Om de 3 jaar € 2.000 ontwikkelbudget voor je professionele ambities;
• Collectieve afspraken bij diverse verzekeraars;
• Meerkeuzesysteem waarbij eigen arbeidsvoorwaarden kunnen worden samengesteld;
• Pensioenopbouw bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn. Wij dragen 65% bij.

Meer over onze arbeidsvoorwaarden vind je op www.sanquin.org/nl/werken-bij/wie-we-zijn/cao-sanquin.

Enthousiast geworden

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Selma Wijsman, Recruiter ([email protected]). Ben je enthousiast geworden en herken jij je in het profiel van Project- en Contractbeheerder bij Sanquin? Solliciteer dan direct met je CV en motivatie via onderstaande sollicitatiebutton (Een pre-employment screening en/ of Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen deel uitmaken van de procedure).

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Sanquin aanvaardt geen ongevraagde hulp van bureaus voor deze vacature. Toegestuurde cv's (in welke vorm dan ook) door bemiddelingsbureaus aan enige medewerker van Sanquin zonder geldige schriftelijke zoekopdracht, worden gezien als eigendom van Sanquin waarvoor op geen enkele wijze een vergoeding verschuldigd is...