Secretaresse GM ASD en GM IM

Wat ga je doen als Secretaresse GM ASD en GM I&M

Als secretaresse vervul je een belangrijke rol als personal assistant voor de General Manager van de afdeling Air traffic management Systems & Development (ASD) en General Manager Infrastructure & Maintenance (I&M). Je bent een integraal onderdeel van het MT-ASD/I&M en zorgt ervoor dat alle voorkomende activiteiten soepel verlopen. Je neemt hierbij initiatieven om processen te verbeteren en bent vaak het eerste aanspreekpunt voor zowel LVNL-medewerkers als externe, internationale relaties. Je bent de spin in het web die informatiestromen beheert, het contactenbestand up-to-date houdt en vergaderingen organiseert, notuleert en opvolgt.

Jouw kernactiviteiten:

• Agendabeheer voor beide GM's, het ontvangen van gasten en informeren van bezoekers. Je verzorgt ook algemene facilitaire voorzieningen en ondersteunt bij sociale afdelingsactiviteiten.
• Organiseren van internationale vergaderingen en het maken van externe of complexe afspraken, waarbij je de coördinatie en opvolging bewaakt. Je stelt zelfstandig prioriteiten en beheert de agenda proactief.
• Inhoudelijk ondersteunende werkzaamheden, zoals het verzamelen, opvragen en analyseren van informatie ter voorbereiding op (management)meetings.
• Administratief ondersteunende werkzaamheden zoals het doen van bestelaanvragen, controleren van facturen, voorbereiden van dienstreizen en andere voorkomende administratieve taken.
• Plannen, organiseren en notuleren van MT-vergaderingen en andere bijeenkomsten voor een soepel en efficiënt verloop. Je zorgt voor adequate verslaglegging, inclusief besluiten- en actielijsten, en bewaakt proactief de afgesproken acties.
• Beheren van informatiestromen in SharePoint en via e-mail/post, wat zorgt voor optimale communicatie met interne en externe relaties.

Hier ga je werken als Secretaresse GM ASD en GM I&M

Bij ASD werken 200 collega's aan het innoveren, optimaliseren, vervangen en in stand houden van alle ICT-systemen en luchtverkeersleidingssystemen. Deze systemen zijn essentieel om vliegtuigen veilig en efficiënt te laten vliegen. ASD bevindt zich in een transitie van het zelf bouwen naar het assembleren van systemen binnen het LVNL ATM-systeem. We staan aan de vooravond van een van de grootste vervangingsprojecten: de vervanging van het AAA-systeem door het iTEC Centre Automation System.

Bij I&M werken ruim 200 collega’s aan het vervangen en in stand houden van de kritieke infrastructuur van Luchtverkeersleiding Nederland. Veiligheid en continuïteit van de operatie is essentieel waardoor veel teams binnen I&M 24/7 beschikbaar zijn om eventuele incidenten snel op te lossen.

Dit breng je mee

Ben jij de energieke en communicatief sterke secretaresse die we zoeken? Controleer dan of je jezelf herkent in onderstaand profiel:

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding (secretariële richting) of een afgeronde mbo-opleiding met aantoonbaar hbo-werk- en -denkniveau.
• Bij voorkeur heb je minimaal vijf jaar managementondersteuning of secretariële ervaring.
• Je bent gewend initiatieven te nemen en kent de formele en informele invloedslijnen binnen een organisatie.
• Je beheerst de Nederlandse én Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis en ervaring met SharePoint is een absolute pré.

Daarnaast ben je een organisatorisch talent dat op een effectieve manier rust brengt en overzicht creëert. Je werkt zelfstandig, proactief en bent resultaatgericht en veerkrachtig. Je weet wie (binnen en buiten de organisatie) waarvoor aanspreekbaar is, kent de formele en informele lijnen en houdt hier rekening mee. Je bouwt contacten op met diverse relaties op verschillende niveaus en bent in staat deze goed te onderhouden.

Dit bieden wij jou

Je komt te werken in een professionele en vakkundige organisatie. Als bedrijf in een unieke en boeiende omgeving zijn we trots dat we elk moment van de dag zorgen voor een veilige en vlotte afhandeling van luchtverkeer en zo Nederland al meer dan negentig jaar verbinden met de rest van de wereld.

Verder bieden wij jou:

• Een functie van 32 tot 38 uur per week;
• Een salaris (op basis van 38 uur) tussen € 3.439,- en € 5.725,- per maand (afhankelijk van opleiding en ervaring);
• 28 vakantiedagen met de mogelijkheid om extra verlof bij te kopen;
• Een eindejaarsuitkering, vakantiegeld en reiskostenvergoeding;
• Pensioenfonds voor overheid en onderwijs (ABP);
• Tegemoetkoming in de ziektekostenverzekering;
• Een actieve personeels- en jongerenvereniging;
• Een fitnessruimte die 24/7 open is en een bedrijfsrestaurant.

Wat vinden wij belangrijk?

Het succes van Luchtverkeersleiding Nederland is mede afhankelijk van de inzet en deskundigheid van haar medewerkers. We willen een afspiegeling zijn van de maatschappij en zijn op zoek naar mensen met een diversiteit aan achtergronden en ervaringen om gezamenlijk een krachtig team te kunnen vormen. We streven nadrukkelijk naar een betere m/v-verhouding binnen een inclusieve organisatie. LVNL biedt medewerkers een uitdagende en innovatieve werkomgeving waar zij een goede balans kunnen vinden tussen werk en persoonlijk leven.

Je komt te werken in een professionele en vakkundige organisatie. Als bedrijf in een unieke en boeiende omgeving, zijn we trots dat we ieder moment van de dag zorgen voor een veilige en vlotte afhandeling van luchtverkeer en zo Nederland al meer dan 90 jaar verbinden met de wereld.

Wil je meer weten?

We horen graag van je! Als je enthousiast bent geworden en nog vragen hebt of meer informatie wilt, kun je contact opnemen met Ilse op ’t Veld (HR business partner) bereikbaar op 06 3046 0831 of [email protected].

LVNL vacatures

Wil je verder kijken naar andere vacatures bij LVNL? Check de openstaande vacatures om te zien welke rol bij jou past. De mogelijkheden zijn diverser dan je denkt!