Zaan Primair is een onderwijsorganisatie die bestaat uit een diverse groep basisscholen en scholen voor speciaal onderwijs in de Zaanstreek. Wij zetten ons in voor kwalitatief hoogstaand en innovatief onderwijs, waarin ieder kind zich optimaal kan ontwikkelen. Goed georganiseerde ondersteuning en duidelijke informatievoorziening zijn cruciaal voor het soepel laten verlopen van onze processen, waaronder huisvesting, onderhoud en administratie.
Als stagiair ga je ons helpen deze digitale informatie te verzamelen, ordenen en onderbrengen in een overzichtelijke structuur binnen onze Microsoft Teams / SharePoint-omgeving. Je levert hiermee een waardevolle bijdrage aan het professionaliseren van onze documentatie en interne dienstverlening.
Binnen onze organisatie is veel belangrijke informatie digitaal beschikbaar, zoals bouwtekeningen, vergunningen, onderhoudsrapportages, contracten en andere afdelingsdocumenten. Deze documenten zijn echter verspreid opgeslagen en ontbreken vaak in een vaste structuur. Als stagiair ga je ons helpen deze digitale informatie te verzamelen, ordenen en onderbrengen in een overzichtelijke structuur binnen onze Microsoft Teams / SharePoint-omgeving. Je levert hiermee een waardevolle bijdrage aan het professionaliseren van onze documentatie en interne dienstverlening.
Wat ga je doen?
- Inventariseren van bestaande digitale documenten en opslaglocaties.
- Ontwerpen en opzetten van een logische mappenstructuur binnen Teams / SharePoint.
- Ordenen, hernoemen en waar nodig opschonen van bestanden.
- Signaleren van ontbrekende informatie of inconsistenties.
- Maken van een korte handleiding of werkinstructie voor toekomstig gebruik. Eventueel meedenken over digitale werkprocessen rondom documentbeheer.
Wie ben jij?
- Je volgt een mbo- of hbo-opleiding, bijvoorbeeld richting (bedrijfs)administratie, facilitair management, informatiemanagement of een vergelijkbare richting.
- Je hebt kennis van of ervaring met Microsoft Office365, met name Teams en/of SharePoint.
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig.
- Je hebt affiniteit met huisvesting, dienstverlening of (digitaal) archiefbeheer.
- Je kunt goed inschatten wat belangrijke informatie is en wat niet.
- Je bent proactief en durft vragen te stellen waar nodig.
Wat bieden wij?
- Een leerzame stage waarin je zelfstandig aan de slag kunt met een concreet vraagstuk.
- Begeleiding vanuit onze afdeling.
- Inzicht in hoe ondersteunende processen binnen een scholengroep georganiseerd zijn.
- Ruimte voor eigen initiatief en verbetering van werkprocessen.
- Een fijne en betrokken werkomgeving
Stageperiode In overleg. Start- en einddatum zijn flexibel.
