Managementassistent

Dit ga je doen

• Je werkt voor de afdelingsmanager Jeugd, Onderwijs en Sport en de teammanager Jeugd. Je verzorgt de digitale agenda, waaronder het maken van (complexe) afspraken en het bijvoegen van relevante notities. Dit kan zijn op het gebied van personeelsbeleid, de bilaterale overleggen met collega’s of externen.
• Je bereidt overleggen voor en legt daarbij de afspraken vast en zorgt dat de afspraken worden uitgevoerd. Denk hierbij aan het verzamelen van de input voor de Managementteam vergadering, de programmabegroting en het gemeentelijk jaarverslag, het verzamelen van agendapunten voor bestuurlijke overleggen het maken van agenda’s.
• Je voert complexe inhoudelijke, secretariële, administratieve en/of organisatorische taken uit, bewaakt de voortgang van acties en processen en stelt zelfstandig mails en brieven op.
• Je bewaakt en verbetert de administratieve organisatie binnen het eigen werkterrein samen met de andere ondersteuners van de afdeling JOS en daarbuiten, en vervangt college-ondersteuners bij afwezigheid
• Je houdt, samen met de afdelingsmanager, de P&C-cyclus van Haarlem en Zandvoort bij en zorgt voor een totaal JOS-overzicht van alle bestuurlijke afhandelzaken in overleg met de teammanagers.
• Je doet de secretariële ondersteuning van de sociaal domein introductie die 3 à 4 keer per jaar plaats vindt.
• Je maakt inkooporders aan in het digitale systeem, legt contracten vast in de contractenbank, verzorgt de facturering en zorgt ervoor dat de opgeslagen kennis goed toegankelijk is.

Dit krijg je ervoor terug

• Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze ‘Academie Haarlem’.
• Een arbeidsovereenkomst voor 32 - 36 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.383 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
• Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt.
• We vinden jouw vitaliteit belangrijk en bieden daarom diverse mogelijkheden zoals een fietsregeling, vergoeding van je sportabonnement, online trainingen en andere mogelijkheden om lichamelijk en mentaal fit te blijven.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.

Bij de gemeente Haarlem waarderen, omarmen en benutten we de verschillen en talenten van mensen. We bieden een plek waar iedereen zich thuis voelt en zichzelf mag zijn. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen.

Lees hier meer over Cao Gemeenten: www.caogemeenten.nl/cao-gemeenten

Herken jij jezelf al?

• Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid met een flexibele instelling, die graag vanuit een netwerk opereert. Je bent nieuwsgierig en je wilt graag gecoacht worden om vakdeskundigheid eigen te maken.
• Je vindt het leuk om bij de overheid te werken en in het bijzonder om werkzaam te zijn in het sociale domein (jeugd, onderwijs en sport).
• Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt in de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is en deelt dit met de afdelingsmanager.
• Je bent goed in het plannen en organiseren van werk en kunt goed zelfstandig werken.
• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4 op het gebied van administratieve processen of managementassistent, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement of werkt op dit niveau.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie, waarbij digitaal vergaderen en keten denken voor jou bekende begrippen zijn.
• Je hebt ervaring met Office-applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview en Insite+.

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij de afdeling Jeugd, Onderwijs en Sport maken we impact. De gemeente Haarlem/Zandvoort staat voor de uitdaging elke inwoner een kansrijke start te bieden, waarin kinderen en jongeren en volwassenen gezond en veilig opgroeien en de beste kansen krijgen om mee te doen in de samenleving. Dat doen we niet alleen, maar samen met alle partners in het sociaal domein (o.a. onderwijs, jeugdhulpverlening, gezondheid, werk- en inkomen). Je inzetten voor de afdeling Jeugd Onderwijs en Sport van de gemeente Haarlem/Zandvoort is werk dat ertoe doet. We staan als gemeente middenin de samenleving waar veel gebeurt. Bij de afdeling JOS werken zo’n 75 medewerkers, waaronder de 3 teams: Jeugd en Jeugdhulp, Onderwijsbeleid, Onderwijshuisvesting en Sport en het leerplein.

Net zo enthousiast als wij?

Solliciteren kan tot en met 27-08-2025 . Meer weten? Neem gerust contact op met Annemariecke Schneider via of +31646215125.

Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen wel!