Gemeente Rotterdam - Projectsecretaris Gebiedsbeheer

Gemeente Rotterdam

De skyline van Rotterdam. De diversiteit aan bedrijven en publieke instellingen. De bereikbaarheid van stad en regio. De internationale handelsgeest, ondernemerskracht, ambitie en daadkracht. Het zijn allemaal voorbeelden van hoe Stadsontwikkeling en Stadsbeheer samenwerken met bewoners en ondernemers aan de voorspoed van de stad. Afgelopen jaren zijn daar een extra opgaven bijgekomen zoals de ‘groene groei’: vooruitgang die klimaatvriendelijker, beter voor het milieu en op een circulaire gedachte gebouwd is. Grote ambities die ook plek moeten krijgen in de projecten. De gemeente bouwt dus aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. Met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken.

Samen met Rotterdammers en verschillende partners geven we vorm aan de stad en houden we de stad in vorm. Kies jij voor Stadsbeheer, dan is de kans groot dat je ideeën ontwikkelt die een duidelijk stempel achterlaten op Rotterdam. Je gaat vernieuwing en vooruitgang dromen, tegelijkertijd zit je zelf aan de knoppen om groei samen met de stad te realiseren. Stadsbeheer is er voor mensen die behoeftes zien, de ruimte pakken, ervoor durven gaan en het waarmaken.

De afdeling

Afdeling Gebiedsbeheer, sector Openbare Werken, cluster Stadsbeheer.

Stadsbeheer houdt de Rotterdamse buitenruimte in vorm. Met ruim 3000 collega’s zorgen we ervoor dat de stad een fijne, veilige en schone stad is om in te wonen, werken en recreëren. De afdelingen Schone Stad, Openbare Werken en Toezicht & Handhaving dragen hier gezamenlijk zorg voor. Wijkgestuurd, met oog voor het ritme van de stad en samen met de Rotterdammers. Vakmanschap staat bij ons hoog in het vaandel, gericht op het beste resultaat op straat. Efficiënt, duurzaam en innovatief. Altijd de verbinding zoekend met de behoefte van burgers, bedrijven en bezoekers. Daar wordt Rotterdam zichtbaar beter van!

Gebiedsbeheer

Je bent samen met diverse collega’s verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de buitenruimte van Rotterdam. Bij Gebiedsbeheer zorgen iets meer dan 200 collega’s, verdeeld over zes rayons, voor dagelijks en planmatig beheer en onderhoud van de buitenruimte. Dat doen we Wijkgestuurd: met steeds meer ruimte voor de wensen van de Rotterdammer en zoveel mogelijk integraal: zodat de straat bijvoorbeeld zo min mogelijk open hoeft.

Waar ben jij van?

Jij bent van het bieden van de perfecte ondersteuning. Met jouw ervaring in het samenwerken weet jij als geen ander welke ondersteuning en vastlegging er nodig is om het project naar het gewenste resultaat te leiden. Jij bent in veel gevallen het oliemannetje en zorgt ervoor dat het project in alle fases soepel verloopt en wordt vastgelegd.

Functieomschrijving

De ondersteuner neemt de projectmanager en programmamanager werkzaamheden uit handen zoals verslagen maken, acties uitzetten en monitoren, overleggen inplannen etc. Informatie hierover moet uit alle hoeken en gaten gehaald worden bij interne en externe stakeholders. Daarnaast is de ondersteuner verantwoordelijk voor het bijhouden van de RSPW-app, MJP(MeerJarenPlan)-app en een aantal mailboxen, het beantwoorden van vragen van bewoners en het schrijven van participatieplannen, bewonersflyers, het organiseren van bijeenkomsten en het uitwerken van resultaten. Als dit alles wordt opgepakt kan de projectmanager zich richten op het benodigde integraal projectmanagement.

Door projectmanagers (SB/Gebied) wordt gestuurd op GROTICK-aspecten.

Daarvoor hebben ze regelmatig plan team overleggen (planfase) en projectteam overleggen (engineerings – en uitvoeringsfase) om scope, planning, voortgang te bewaken.

Taakomschrijving

• Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager;
• Notuleert en maakt verslagen/actielijsten van deze (technische) overleggen;
• Ondersteunt bij het schrijven van de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, participatieplannen, voortgangsrapportages, beslisdocumenten, notities, planningen, (uren)ramingen, offerte(aanvragen), risicoanalyses, opdrachten en bewoners correspondentie;
• Bijhouden diverse mailboxen;
• Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming, planning en informatiestromen.
• Is verantwoordelijk voor de documentenstroom en het correct archiveren daarvan in de juiste systemen (DIVA, RSPW-App);
• Ruimtelijk inzicht en kaarten/tekeningen kunnen ‘lezen’.

Eisen

• Je beschikt over een afgeronde mbo-niveau 4-opleiding;
• Je hebt kennis van wet- en regelgeving van de openbare ruimte (speelplekken);
• Je hebt ervaring met participatie, opstellen participatieplannen, organiseren van bijeenkomsten en het verwerken van de uitkomsten;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met de bovengenoemde taken (onder het kopje ‘Taakomschrijving’), opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt ervaring als projectsecretaris in multidisciplinaire projecten in de buitenruimte in een gemeentelijke omgeving;
• Je hebt aantoonbare werkervaring in het gebruik van Office 365 (Word, Excel, Teams, look)

Wensen

• Je hebt ervaring met het gebruik van de volgende programma’s: ArcGIS, ObSurv, DIVA, Oracle en Cognos;
• Je beschikt over een afgerond RSPW, Prince2, IPMA of Projectmatig creëren certificaat;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring in een ondersteunende rol bij een gemeente.

Soort dienstverband: Parttime

Salaris: €3.359,00 - €4.811,00 per maand

Verwacht aantal uur: 36 per week

Aanvullende vergoedingen:

• 13e maand

Arbeidsvoorwaarden:

• Bedrijfsfeesten
• Dienstreizen vergoeding
• Kerstpakket
• Pensioen
• Reiskostenvergoeding
• Telefoon van de zaak

Werkschema:

• ma-vr

Opleiding:

• MBO (Vereist)

Ervaring:

• van wet- en regelgeving van de openbare ruimte : 1 jaar (Vereist)
• participatie en het opstellen participatieplannen: 1 jaar (Vereist)
• het organiseren van bijeenkomsten: 1 jaar (Vereist)
• de genoemde taken: 1 jaar (Vereist)
• als projectsecretaris in multidisciplinaire projecten : 1 jaar (Vereist)
• Office 365 (Word, Excel, Teams, Outlook) : 1 jaar (Vereist)
• ArcGIS, ObSurv, DIVA, Oracle en Cognos: 1 jaar (Gewenst)

Licentie/certificaat:

• RSPW, Prince2, IPMA of Projectmatig creëren certificaat (Gewenst)

Werklocatie: Fysiek