Ben jij een organisatietalent dat energie haalt uit plannen, regelen en ontzorgen? Voor ons service center in Hilversum zijn we per direct op zoek naar een Managementassistent die het verschil maakt binnen een hecht en enthousiast team. In deze veelzijdige rol ondersteun je meerdere directieleden en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw gestructureerde aanpak en proactieve houding kunnen collega’s zich volledig richten op hun eigen werk. Jij bent de onmisbare schakel die overzicht houdt en altijd een stap vooruit denkt.
Wij zoeken een managementassistent voor 32 - 40 uur per week. Ben je per direct beschikbaar maar wil je alleen tijdelijk en op interim bais werken, ook dan nodigen wij je uit om te reageren.
Bij TopMondzorg kom je te werken in een snelgroeiende organisatie die zich inzet voor complete Mondzorg voor uiteenlopende patiëntgroepen. Sinds de oprichting in 2007 is ons bedrijf gegroeid naar acht labels, meer dan 150 locaties en ruim 4.000 collega’s. Onze organisatie bestaat uit 120 Dental Clinics tandartsengroepspraktijken, 11 TopOrtho orthodontiepraktijken, 3 Proclin verwijspraktijken en MKA-groep (kaakchirurgie). Daarnaast maken vier Ambulante Mondzorgbedrijven (MondzorgPlus, Omnios, Gerident en Pro-Da) onderdeel uit van TopMondzorg.
Samen gaan we elke dag weer voor de beste kwaliteit van zorg aan onze bijna 1 miljoen patiënten en cliënten. Het motto van TopMondzorg is ‘voor elkaar’. Omdat we er als netwerk ‘voor elkaar’ zijn bij het leveren van kwalitatief hoogstaande Mondzorg en we met onze gedrevenheid dingen ‘voor elkaar’ krijgen.
Ruim 100 medewerkers werken op het service center in Hilversum. Dit service center biedt ondersteuning op onder andere Kwaliteit & Veiligheid, HR, Financiële administratie, ICT en Marketingcommunicatie, zodat de praktijken zich optimaal kunnen richten op de patiënt.
Als Managementassistent op ons service center in Hilversum ondersteun je de directie met agendabeheer, het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, en het coördineren van afspraken en correspondentie. Je zorgt dat alles soepel verloopt achter de schermen en fungeert als eerste aanspreekpunt op kantoor.
Samen met je collega zorg je voor continuïteit op het secretariaat en draag je bij aan een goed georganiseerde en gastvrije werkomgeving. Je rapporteert aan de Managementassistent van de Algemeen Directeur. Samen met haar en één collega Managementassistent vorm je het secretariaat van TopMondzorg.
Jouw belangrijkste taken:
- Complex agendabeheer voor meerdere directieleden
- Voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen, afspraken en events
- Gastvrij ontvangen van bezoekers en zorgen voor een professioneel en soepel verloop van afspraken
- Bewaken van voortgang actiepunten en besluiten
- Vriendelijk aanspreekpunt voor collega’s en externe gasten die naar kantoor komen
- Nauwe samenwerking met je collega managementassistent om continuïteit en kwaliteit te waarborgen
- Mbo+ werk- en denkniveau (bijvoorbeeld richting Officemanagement of Managementassistent)
- Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur met ondersteuning van meerdere leidinggevenden
- Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
- Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en behoudt altijd het overzicht
- Je bent representatief, dienstverlenend, discreet en sociaal vaardig
- Je schakelt makkelijk tussen taken en weet prioriteiten te stellen
- Je bent beschikbaar voor 32–40 uur per week (beschikbaarheid op woensdag en vrijdag is belangrijk om de continuïteit en bezetting van het secretariaat te waarborgen)
- Je staat positief in het leven en stevig in je schoenen, je houdt het hoofd koel in een dynamische werkomgeving
- Je komt te werken bij een jonge en vooruitstrevende organisatie die vooroploopt op het gebied van tandheelkundige zorg
- In een organisatie en team met een open en informele cultuur, die ruimte biedt aan persoonlijke ontwikkeling en waar hard wordt gewerkt, maar ook veel wordt gelachen
- Gezellige informele bijeenkomsten zoals: maandborrels, een zomer BBQ en natuurlijk een kerstfeest met de leukste collega’s
- Een mooie werkplek in Hilversum welke voldoet aan de nieuwste eisen
- Jouw harde werk blijft niet onbeloond; we bieden je goede arbeidsvoorwaarden met een passend salaris op basis van kennis en ervaring
- 25 vakantiedagen o.b.v. fulltime dienstverband
- Korting op jouw factuur indien je behandeling plaats vindt in een praktijk welke bij de groep is aangesloten
